النظام المتكامل لإدارة أعمال السكرتارية والمكاتب

المقدمة

يهدف هذا البرنامج التدريبي إلى تقديم فهم شامل لإدارة نظم المعلومات المكتبية وكيفية توظيف تكنولوجيا المعلومات في العمل الإداري بشكل فعّال. 

سيتمكن المشاركون من تطبيق بروتوكولات الاتصالات الإلكترونية، الكتابة الاحترافية، وإعداد الجداول الإلكترونية والرسوم البيانية، مما يعزز من قدراتهم في استخدام تطبيقات الحاسب الآلي والتنظيم المكتبي للوثائق والملفات. 

يشمل البرنامج أيضًا تصميم الفهارس، نظم الحفظ، بناء قواعد البيانات المكتبية، وأمن وسرية المعلومات. 

يهدف البرنامج إلى تطوير الكفاءات الإدارية والفنية للعاملين في مجال السكرتارية التنفيذية والإدارة المكتبية الحديثة، مع التركيز على مهارات الاتصال، إدارة الوقت، والتعامل مع ضغوط العمل. 

كما يتناول البرنامج محاور هامة مثل تخطيط وتنظيم المهام، الاتصال الإداري، فنون الكتابة الرسمية، الفهرسة، والمهارات السلوكية المتعلقة بالوظيفة، بالإضافة إلى فن الاتيكيت والمراسم الحديثة.

أهداف الدورة

في نهاية هذا البرنامج، سيكون المشاركون قادرين على:

• اكتساب المهارات المتقدمة لأداء واجباتهم ومسؤولياتهم في مجال السكرتارية وإدارة المكاتب بكفاءة وفعالية.
• فهم أعمال السكرتارية الإلكترونية وكيفية التواصل الفعّال في بيئة العمل.
• إدارة الوقت بفعالية وحفظ المعلومات بطريقة منظمة لسهولة الوصول إليها عند الحاجة.
• فهم قواعد السلوك الإنساني الراقي في التعامل مع القيادات، المرؤوسين، والمتعاملين.

منهجية الدورة

تُركِّز هذه الدورة على تزويد المشاركين بالمعرفة والمهارات اللازمة لإدارة أعمال السكرتارية والمكاتب بكفاءة من خلال نظام متكامل. 

تشمل المنهجية استعراض أفضل الممارسات في تنظيم العمل المكتبي، وتنسيق الجداول والمواعيد، وإدارة المراسلات والوثائق بطريقة تضمن سهولة الوصول إليها ودقتها. 

يتم التركيز على تعزيز مهارات التواصل الفعّال وإدارة الوقت، مع تقديم أدوات حديثة تدعم تنظيم الأعمال اليومية. 

تهدف الدورة إلى تمكين المشاركين من تنفيذ مهام السكرتارية والمكاتب بأسلوب متكامل يرفع من مستوى الإنتاجية والكفاءة داخل المؤسسة.

محاور الدورة

الوحدة الأولى، المفاهيم المعاصرة لإدارة المكاتب:

• إدارة المكاتب
• الفرق بين إدارة المكاتب وتنسيق العمل
• المفاهيم العامة للعاملين في مجال إدارة المكاتب والمحفوظات المعاصرة في المنظمات الحديثة
• أهمية الإدارة الفعالة لأعمال إدارة المكاتب في نجاح العمل الإداري
• أنواع إدارة المكاتب
• المكتب الحديث
• وظائف المكتب العالمي
• أهداف المكتب العالمي
• أهمية إدارة المكاتب الحديثة
• تنظيم أعمال إدارة المكاتب والمحفوظات بالمكاتب الحديثة

الوحدة الثانية، مهام ومسؤوليات مدير المكتب المعاصر:

• وظيفية مدير المكتب
• مهام إدارة المكاتب
• مهارات مدير المكتب
• صفات مدير المكتب
• واجبات مدير المكتب
• أبعاد وظيفية مدير المكتب
• مفهوم إدارة المكاتب العليا
• اختصاصات وواجبات ومسؤوليات مدراء المكاتب
• المفهوم العلمي للاتصالات الإدارية وأساليبها
• فن التعامل مع القيادات والمرؤوسين
• المهارات السلوكية المتصلة بوظيفية مدير المكتب
• التخطيط للاجتماعات
• جدولة الأعمال
• وضع نظم الفهرسة والحفظ
• نظم المعلومات وصناعة القرارات
• مهارات إعداد التقارير العليا ومؤشرات الأداء "KPIs"
• إدارة العلاقات بين موظفي الإدارة العليا بالوحدات التنظيمية

الوحدة الثالثة، برتوكول العمل بإدارة المكاتب:

• مفهوم البرتوكول
• عناصر فعالية تصرفات مدير المكتب
• مهارات السكرتير في إدارة برتوكولات التعامل
• إدارة الانطباع الأول لدى المستفيد من خدمات إدارة المكاتب
• ملخص الأبحاث الأخيرة التي أجريت حول تأثير لغة الجسد في إقناع الآخرين
• مفهوم الانطباع الأول
• العوامل المؤثر في تكوين الانطباع الأول لدى المتلقي لخدمات إدارة المكاتب
• مفهوم الكاريزما
• المعايير النفسية لمدير المكتب الفعال
• مدير المكتب الفعال وبروتوكول التعامل مع كبار الزوار
• أهمية التوافق بين الخصائص الجسمية والنفسية لمدير المكتب لصناعة الانطباع المثالي
• مهارات الاتيكيت وأثرها في نجاح عمل مدير المكتب الفعال
• مهارات التعامل مع الجمهور واستقبال الشكاوى

الوحدة الرابعة، اهمية مهارات الاتصال في إدارة المكاتب:

• مفهوم الاتصال وأنواعه
• نموذج "ديفيز" للإتصال
• نموذج "نافذة جو - هاري THE JOHARI WINDOW MODEL"
• المهارات الصوتية لمدير المكتب الفعال
• مهارات استخدام لغة الجسد الفعالة لمدير المكتب الفعال
• أنماط مدراء المكاتب طبقا لمقياس "هيرمان HBDI"
• تقنية مواقع الإدراك "Perceptual Positions"
• مهارات التعامل مع الأنماط البشرية المختلفة
• أهمية المهارات اللغوية في لنجاح مدير المكتب الفعال
• مهارات الاقناع والتأثير في مجال عمل إدارة المكاتب
• تطبيقات عملية على مهارات الاتصال الفعال في مجال إدارة المكاتب

الوحدة الخامسة، التميز في إستراتيجيات وفنون إدارة المكاتب:

• مراحل أنظمة الإعداد والتجهيز لتنظيم الملفات والمعلومات
• الإستراتيجية المستخدمة لخدمة أعمال إدارة المكاتب والمحفوظات
• مهارات استقبال وتصدير المكاتبات
• طرق الفهرسة والحفظ للوثائق والملفات (الأرشفة)
• فن المكاتبات الرسمية وصياغاتها (المكاتبات / المذكرات / التقارير)
• فن كتاب التقارير
• فن تنظيم الاجتماعات
• فن كتابة وإدارة محاضر الاجتماعات
• مهارات التفكير العليا لمدير المكتب الفعال
• أهمية التمكن من مهارات التفكير العليا وتفعيلها لمدير المكتب الفعال
• مهارات حل المشكلات واتخاذ القرارات
• مهارات التفكير الابتكاري والإبداعي
• تطبيقات عملية على مهارات التفكير العليا لمدير المكتب
• مهارات إدارة الصراعات وتخفيف التوتر في بيئة العمل
• مفهوم إدارة الصراعات
• مهارات ادارة الضغوط