الحلول المتكاملة لمراقبة وأرشفة السجلات والمستندات

المقدمة

تُعد إدارة السجلات جزءًا لا غنى عنه في بيئة الأعمال الحديثة. 

تحتاج المؤسسات إلى الاحتفاظ بسجلاتها بشكل آمن ومنظم، مع القدرة على أرشفتها وتدقيقها بانتظام. 

تتطلب هذه العملية تخزين المعلومات بشكل آمن وسهولة الوصول إليها من قبل الموظفين المصرح لهم عند الحاجة. 

كيف يتم تخزين هذه البيانات؟ كيف يتم استرجاعها؟ ومتى يتم التخلص منها؟ كل هذه الأسئلة سيتم تناولها في هذه الدورة التدريبية. 

كما سيتم شرح نظام ISO 15489، الذي يصف المفاهيم والمبادئ المتعلقة بإدارة السجلات والبيانات الوصفية، والسياسات والمسؤوليات، والتحليل المستمر لسياق الأعمال لتحديد متطلبات السجلات، بالإضافة إلى ضوابط وعمليات إنشاء وإدارة السجلات بفعالية.

أهداف الدورة

في نهاية هذا البرنامج، سيكون المشاركون قادرين على:

• فهم معايير ISO 15489 وتطبيقها في إدارة السجلات.
• تنفيذ عملية إدارة الوثائق والسجلات بفعالية.
• استرجاع المستندات والوثائق بسهولة عند الحاجة.
• فهم دورة حياة المستندات والسجلات وإدارتها بشكل مناسب.
• تفويض أفراد معينين بالوصول إلى المستندات والوثائق وفقًا للسياسات المعتمدة.

منهجية الدورة

تركز هذه الدورة على تقديم حلول متكاملة لمراقبة وأرشفة السجلات والمستندات بطريقة تضمن الحفاظ على أمنها وسهولة الوصول إليها. 

تتناول المنهجية استخدام أحدث التقنيات والأنظمة في إدارة السجلات، بما في ذلك تنظيمها وحفظها وفقًا للمعايير الدولية. 

يتم استعراض استراتيجيات فعّالة لمراقبة تدفق المستندات وضمان حماية البيانات الحساسة، بالإضافة إلى تحسين عمليات الأرشفة لضمان استرجاعها بكفاءة عند الحاجة. 

تهدف الدورة إلى تمكين المشاركين من تطبيق حلول شاملة ومتكاملة ترفع من مستوى الأمان والكفاءة في إدارة المستندات داخل المؤسسة.

محاور الدورة

الوحدة الأولى، فهم معايير ISO 15489:

• مصطلحات إدارة السجلات الرئيسية
• ISO 15489: المعلومات والتوثيق - إدارة السجلات
• تخطيط المشاريع والبرامج
• أنظمة إدارة المستندات (DMS) مقابل أنظمة إدارة السجلات (RMS)
• إدارة المعلومات
• دورة حياة السجلات

الوحدة الثانية، تصنيف وإدارة السجلات الورقية:

• تصنيف السجلات
• إدارة السجلات المادية
• العمليات الآلية
• تحويل المستندات الورقية إلى مستندات إلكترونية
• تفاصيل البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات

الوحدة الثالثة، تنفيذ عملية التوثيق:

• تنفيذ التخطيط
• التوسيم والتصنيف
• الرمز الشريطي Bar code
• ملء الأقسام
• تقليل التكاليف
• التحقق من الصحة
• الفهرسة
• تخزين

الوحدة الرابعة، فهم الوثائق:

• سياسة الاحتفاظ بالمستندات
• الجدول الزمني للاحتفاظ بالمستند
• تدمير الوثائق
• السيطرة الأمنية
• التحكم في الإصدار
• التقاط البيانات الوصفية

الوحدة الخامسة، تفويض معين للوصول إلى الوثائق:

• تدقيق المعلومات: مراقبة الامتثال
• البحث عن الملفات
• سجل الانضمام
• التوزيع والمشاركة
• سير العمل
• التعاون
• استنساخ الوثائق