الإبداع في كتابة وصياغة الخطابات والمراسلات والتقارير

المقدمة

في ظل تزايد الاعتماد على الاتصال الكتابي في مجال الأعمال، أصبح إتقان المهنيين لفن الكتابة والتواصل المكتوب أمرًا ضروريًا لتحقيق النجاح في مختلف الأدوار التي يضطلعون بها. 

يعتبر التميز في الكتابة بمجال الأعمال من أهم المهارات القيمة التي تساهم في التواصل الفعال، سواء كان ذلك من خلال التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني، التواصل مع المدراء والزملاء، أو كتابة التقارير والمقترحات الجاذبة للأعمال. 

تهدف هذه الدورة إلى تنمية معارف ومهارات المشاركين في إعداد وصياغة المراسلات والتقارير الإدارية، مع التركيز على المهارات الإدارية والفنية التي تضمن الكفاءة والفاعلية في الكتابة بما يتناسب مع هوية وأهداف المؤسسة. 

ستمكن هذه الدورة المشاركين من الإبداع في الاتصال الكتابي وصياغة التقارير، من خلال التعرف على الأساسيات والقواعد التي تحكم كتابة التقارير والمراسلات، والفروق بين المراسلات الداخلية والخارجية، مع التدريب على إعداد وتنظيم المحتوى بشكل صحيح باستخدام التقنيات الحديثة. 

تم تصميم هذه الدورة لتطوير المعرفة والمهارات والكفاءة، بالإضافة إلى إحداث تغيير في مواقف المشاركين، وتمكينهم من تطبيق ما تعلموه في عملهم اليومي.

أهداف الدورة

في نهاية هذا البرنامج، سيكون المشاركون قادرين على:

• فهم أساسيات كتابة الأعمال وتطبيق التقنيات الأساسية لكتابة رسائل البريد الإلكتروني، الرسائل الرسمية، والمذكرات.
• اكتساب الأساليب والمهارات الأساسية لكتابة التقارير الإدارية والفنية والهندسية.
• تطوير القدرات المهنية في كتابة الخطابات والمراسلات.
• فهم أساليب التعبير المناسبة والصياغات السليمة والجذابة.
• اكتساب المهارات الاستراتيجية في صياغة التقارير الاستراتيجية.
• فهم الأساليب المتقدمة في صياغة التقارير والمراسلات الإدارية.
• إعداد التقارير المعلوماتية والتحليلية باحترافية.
• تعزيز فاعلية الاتصال الإداري عبر التقارير والمراسلات.
• الاستخدام الأمثل لمهارة الكتابة في التواصل الإداري الفعال.
• التخصص في تجميع وتنظيم المعلومات لإعداد التقارير والمراسلات الإدارية والفنية.
• إعداد التقارير المتخصصة والمحاضر بصفة رسمية وأكثر احترافية.
• استخدام الحاسب الآلي ونظم المعلومات في إعداد المراسلات وكتابة وعرض التقارير.

منهجية الدورة

تهدف هذه الدورة إلى تطوير مهارات المشاركين في كتابة وصياغة الخطابات والمراسلات والتقارير بأسلوب إبداعي واحترافي. 

تركز المنهجية على استعراض تقنيات متقدمة في التعبير الكتابي، مع مراعاة الدقة والوضوح في إيصال الأفكار والمعلومات. 

يتم تدريب المشاركين على استخدام الأساليب اللغوية المناسبة لكل نوع من المستندات، مع التركيز على صياغة الرسائل والتقارير بطريقة تجذب الانتباه وتحقق الأهداف المرجوة. 

تهدف الدورة إلى تعزيز قدرات المشاركين في إنتاج وثائق مكتوبة تعكس مستوى عالٍ من الاحترافية والإبداع.

محاور الدورة

الوحدة الأولى، أسس وسمات التقارير الإدارية والمراسلات الإدارية:

• طبيعة الاتصالات الإدارية ومفهومها وأنواع الاتصالات
• التقارير والرسائل وأهميتها في العمل الإداري
• دور الكتابة الإدارية كوسيلة اتصال فعالة في تبسيط الإجراءات
• التخصص الإداري في المراسلات والتقارير
• ثوابت وأسس التقارير الإدارية والفنية
• خطوات تصميم التقارير والمراسلات الإدارية
• أدوات التقارير والمهارات الفنية في كتابتها
• مهارات التلخيص والملخص والخلاصة

الوحدة الثانية، الثوابت الإجرائية لإعداد التقارير:

• صياغة القرارات ومحاضر الاجتماعات
• الشروط الفنية لكتابة التقارير الفعالة
• كتابة التقارير الهامة بشكل رسمي
• المراحل البنائية لإعداد التقارير الرسمية
• عمليات فهرسة وتصنيف وعرض التقارير

الوحدة الثالثة، إعداد وصياغة التقارير والمذكرات:

• شروط الكتابة الإدارية (التقارير- الرسائل- المحاضر- المذكرات)
• مهارات الصياغة اللغوية في إعداد الرسائل والمذكرات
• إعداد الرسائل والمذكرات والفرق بين المذكرات الرسمية وغير الرسمية
• إعداد التقارير المعلوماتية والتحليلية
• تخطيط وتنظيم التقارير للتوصل إلى نتائج وتقديم توصيات

الوحدة الرابعة، نظم المعلومات لدعم المراسلات:

• تنوع أنظمة دعم المعلومات الإلكترونية
• إرسال المحاضر والمراسلات والتقارير الإدارية
• الوسائل المتقدمة لعرض المراسلات والتقارير
• دعم نظم المعلومات لتحسين الأداء
• تطبيقات عملية باستخدام “MS Outlook”

الوحدة الخامسة، ورشة العمل التطبيقية:

• مهارات الكتابة الإدارية وتمكين المشاركين من إعداد التقارير والرسائل والمذكرات وإعداد محاضر الاجتماعات وصياغتها وعرضها بصورة سليمة بما يخدم العملية الإدارية في المنظمة
• صياغة محضر الاجتماعات وكيفية التعامل مع المصطلحات الفنية وتحديد الأخطاء الشائعة ومعوقات الكتابة بالإضافة إلى صياغة البيانات والمعلومات بشكل تقرير والتقارير السنوية الدورية المتضمنة نقاط الضعف والخلل في أداء الجهة ووضع المقترحات لحلها
• استخدام الحاسب الآلي ونظم المعلومات في إعداد المراسلات وكتابة وعرض التقارير
• حالات عملية في كتابة التقارير الإدارية والفنية والهندسية