الأرشفة الرقمية المتطورة وإدارة أمان استرجاع الملفات والمستندات إلكترونيًا

المقدمة

في عالم مليء بالمعارف والمعلومات، تزداد التحديات التي تواجه إدارة المعلومات من حيث تنظيمها، تصنيفها، توثيقها، وتسهيل الوصول إليها في الوقت المناسب. 

مع التطور السريع في التقنيات الحديثة التي تهدف إلى مساعدة الأفراد والمؤسسات في إدارة المعلومات، لم تعد المعلومات مجرد ترف، بل أصبحت ركيزة أساسية في تطور المجتمع وتحقيق الرفاهية المنشودة. 

تدخلت تكنولوجيا المعلومات والاتصالات في جميع المجالات العلمية والاجتماعية والإنسانية، مما جعل عصرنا الحالي والمستقبلي يتمحور حول المعلومات الإلكترونية في خدمة المجتمع. 

يرتكز هذا المجتمع بشكل أساسي على تعظيم شأن الفكر والعقل الإنساني باستخدام الحاسبات الآلية، شبكات ووسائل الاتصال الحديثة، الذكاء الاصطناعي، ونظم الخبرة.

أهداف الدورة

في نهاية هذا البرنامج، سيكون المشاركون قادرين على:

• اكتساب المهارات الحديثة في مجال الإدارة المكتبية.
• التمكن من إعداد المراسلات العامة والخاصة بفعالية.
• التمكن من عمليات التوثيق، الأرشفة، وحفظ الملفات إلكترونيًا.
• إعداد تقارير العمل واستخدام التقنيات الكتابية بكفاءة.
• الاطلاع على أهمية الأرشفة الإلكترونية وأحدث تقنياتها.
• التعرف على الأساليب الحديثة في حفظ الوثائق والملفات إلكترونيًا.
• الاطلاع على المواصفات الدولية المتعلقة بحفظ الوثائق والملفات والمخطوطات.

منهجية الدورة

تُركِّز هذه الدورة على تزويد المشاركين بالمعرفة والمهارات الضرورية لفهم الأرشفة الرقمية المتطورة وإدارة أمان استرجاع الملفات والمستندات بشكل إلكتروني. 

تشمل المنهجية استعراض أحدث التقنيات والأساليب المستخدمة في مجال الأرشفة الرقمية، بالإضافة إلى شرح مفصَّل لإجراءات حماية البيانات وضمان استرجاعها بكفاءة وفعالية. 

يتم تقديم المحتوى النظري بطريقة شاملة، مع التركيز على القواعد والممارسات القياسية لضمان حفظ المعلومات بأمان واستعادتها عند الحاجة.

محاور الدورة

الوحدة الاولى، استخدام قواعد البيانات في تصميم نظام الأرشفة الالكتروني:

• الفرق بين استخدام التطبيقات الجاهزة وتطويع التطبيقات المتاحة في نظام الأرشفة الالكترونية
• تعريف قواعد البيانات
• مزايا استعمال الكمبيوتر في إنشاء قاعدة بيانات (تحويل قاعدة بيانات ورقية إلى كمبيوتر)
• تركيب قاعدة البيانات (الحقل – السجل – الجدول)
• التعامل مع برامج قواعد البيانات والتعرف على خصائص الحقول المستخدمة

الوحدة الثانية، إدارة أمن المعلومات:

• التعريف بما تعتمد عليه هذه الإدارة من مجموعة   العوامل الفنية والإدارية المركزية واللامركزية في إدارة أمن المعلومات
• الوعي والإدراك الأمني وأهميته واعتباره أفضل أداه لمواجهة المخاطر الأمنية المؤثرة على المعلومات
• الاتصال والتنسيق بين مسؤول أمن المعلومات ومسؤولي التفتيش والتدقيق الداخلي للمؤسسة وتبادل المعلومات فيما بينهم

الوحدة الثالثة، تدريب عمل على إنشاء أرشيف الكتروني باستخدام برنامج قواعد البيانات:

• إنشاء أرشيف الكتروني باستخدام برامج قواعد البيانات وربط صورة الوثيقة بقاعدة البيانات
• استخدام البرمجيات في التغلب على مشكلة تضخم حجم الوثيقة الالكترونية في أوعية الحفظ

الوحدة الرابعة، استخدام تطبيقات الانترنت في عملية تبادل الوثائق والملفات:

• التعرف على أنواع الشبكات الداخلية في المؤسسات الكبرى لتبادل الوثائق والملفات
• متطلبات وجود نظام البريد الالكتروني
• شكل وتكوين رسالة البريد الالكتروني
• مميزات وعيوب البريد الالكتروني
• رسائل البريد الالكترونية الرسمية
• العوامل التي تحدد استخدام البريد الالكتروني
• إدارة رسائل البريد الالكتروني
• تنظيم صندوق البريد الالكتروني للموظف
• نظام حفظ وترتيب الرسائل Filing system
• استبقاء واستبعاد الرسائل الالكترونية
• ارشفة رسائل البريد الالكتروني

الوحدة الخامسة، مشكلات إدارة الأرشيف في العصر الالكتروني وأمن نظم المعلومات:

• إدارة الأرشيف في العصر الالكتروني
• حماية وتأمين الوثائق المخزنة في أوعية الحفظ داخل الأرشيف الالكتروني
• استخدام البرمجيات المتاحة لتعديل الوثيقة النصية إلى صورة الالكترونية لا يمكن التلاعب به