تنمية الكفاءات الإدارية لمديري المكاتب العليا

المقدمة

تركز هذه الدورة التدريبية على تقديم تعريف شامل بأعمال مدراء المكاتب العليا وفقًا لأفضل المنهجيات والممارسات العالمية. 

تهدف الدورة إلى تنمية مهارات مدراء المكاتب العليا وتزويدهم بالمعارف الفنية اللازمة لتحقيق كفاءة إنتاجية عالية. 

سيتم تزويد المشاركين بالخبرات والمهارات المطلوبة لتلبية مسؤوليات وواجبات هذه الوظيفة المهمة. 

سيتعرف المشاركون على اختصاصات ومسؤوليات مدراء المكاتب العليا، بالإضافة إلى المفهوم العلمي للاتصالات الإدارية وأساليبها، وفن التعامل مع القيادات والمرؤوسين. 

ستناقش الدورة أيضًا مفاهيم إدارة الوقت والاستخدام الأمثل له، وفن صياغة المكاتبات الرسمية (الخطابات، المذكرات، التقارير)، بالإضافة إلى الفهرسة والحفظ من خلال تطبيقات عملية. 

كما ستغطي الدورة المهارات السلوكية المرتبطة بالوظيفة والجوانب السلوكية في الأداء، وفن الإتيكيت والمراسم الحديثة.

أهداف الدورة

في نهاية هذا البرنامج، سيكون المشاركون قادرين على:

• فهم المفاهيم العامة لإدارة المكاتب العليا.
• تطبيق مهارات التخطيط والجدولة ومتابعة أعمال الإدارة العليا.
• ممارسة فنون الاتصال والتعامل الفعّال مع الآخرين.
• التعامل بكفاءة مع المواقف الصعبة.
• استخدام الحاسب الآلي في إدارة المكتب وتقليل الأعمال الورقية.

منهجية الدورة

تركز هذه الدورة على تنمية الكفاءات الإدارية لمديري المكاتب العليا من خلال تقديم استراتيجيات وأدوات حديثة تعزز من فعالية أداء الأدوار القيادية. 

تتناول المنهجية أساليب متقدمة في التخطيط والتنظيم، بالإضافة إلى إدارة الموارد بفعالية لضمان تحقيق الأهداف المؤسسية. 

يتم استعراض أفضل الممارسات في اتخاذ القرارات الاستراتيجية، وتنظيم العمل، وتحسين التواصل الداخلي بين الأقسام. 

تهدف الدورة إلى تطوير مهارات المشاركين ليتمكنوا من إدارة المكاتب العليا بكفاءة عالية، مع تعزيز قدراتهم على التعامل مع التحديات وتحقيق النجاح المستدام.

محاور الدورة

الوحدة الأولى، المفاهيم الأساسة في إدارة المكاتب العليا:

• أهمية وأبعاد وظيفة مدير المكتب
• الفرق بين السكرتارية وإدارة المكتب (المفاهيم الشاملة)
• وظائف واختصاصات مدير المكتب

الوحدة الثانية، المهارات الفنية لمديري المكاتب العليا:

• مهارات إعداد وصياغة المراسلات والتقارير
• معالجة البريد الصادر والوارد
• جدولة وتنظيم المواعيد والمقابلات
• فنون استخدام الهاتف
• مهارات الحفظ والتوثيق والأرشفة والفهرسة وأمن المعلومات
• تنظيم الاجتماعات وإعداد المحاضر

الوحدة الثالثة، المهارات الإدارية والسوكية لمديري المكاتب العليا:

• مهارات التعامل مع الآخرين (الإتكيت والبروتوكول)
• مهارات إدارة فرق العمل (العاملون في مكاتب الإدارات العليا)
• أنماط المديرين وكيفية التعامل معها

الوحدة الرابعة، مهارات الاتصال في إدارة المكاتب العليا:

• مفهوم الاتصال وأنواعه
• نموذج ديفيز للاتصال
• نموذج نافذة جو - هاري THE JOHARI WINDOW MODEL
• المهارات الصوتية لمدير المكتب الفعال
• مهارات استخدام لغة الجسد الفعالة لمدير المكتب الفعال
• أنماط مدراء المكاتب طبقا لمقياس هيرمان HBDI
• تقنية مواقع الإدراك Perceptual Positions
• مهارات التعامل مع الأنماط البشرية المختلفة
• أهمية المهارات اللغوية في لنجاح مدير المكتب الفعال
• مهارات الإقناع والتأثير في مجال عمل إدارة المكاتب
• تطبيقات عملية على مهارات الاتصال الفعال في مجال إدارة المكاتب

الوحدة الخامسة، التميز في إستراتيجيات وفنون إدارة المكاتب العليا:

• مراحل أنظمة الإعداد والتجهيز لتنظيم الملفات والمعلومات
• الإستراتيجية المستخدمة لخدمة أعمال إدارة المكاتب والمحفوظات
• مهارات استقبال وتصدير المكاتبات
• طرق الفهرسة والحفظ للوثائق والملفات
• فن المكاتبات الرسمية وصياغاتها (المكاتبات / المذكرات / التقارير)
• فن كتاب التقارير
• فن تنظيم الاجتماعات
• فن كتابة وإدارة محاضر الاجتماعات
• مهارات التفكير العليا لمدير المكتب الفعال
• أهمية التمكين من مهارات التفكير العليا وتفعيلها لمدير المكتب الفعال
• مهارات حل المشكلات واتخاذ القرارات
• مهارات التفكير الابتكاري والإبداعي
• تطبيقات عملية على مهارات التفكير العليا لمدير المكتب
• مهارات إدارة الصراعات وتخفيف التوتر في بيئة العمل
• مفهوم إدارة الصراعات
• مهارات إدارة الضغوط