التقنيات المعاصرة غي تنظيم الفعاليات

مقدمة:

تُعد إدارة الفعاليات مجالاً خصباً للمبدعين والمبتكرين، حيث تتطلب التخطيط الدقيق والتنظيم المُحكم والاهتمام بأدق التفاصيل لإنجاح الفعاليات.

تتميز إدارة الفعاليات بطبيعتها الديناميكية، ما يتطلب إلماماً شاملاً بمهارات التواصل والتنسيق مع مُزودي الخدمات والجهات المعنية، إضافةً إلى فهم دقيق للوائح الصحية والسلامة وإجراءات استصدار التصاريح اللازمة.

تجلى أهمية إدارة الفعاليات في قدرتها على تحويل الأفكار المبتكرة إلى واقع ملموس بفضل التنفيذ الاحترافي، مما يُساهم في تطوير الشركات وتحسين أدائها وترويج منتجاتها بكفاءة.

صُمم دبلوم إدارة الفعاليات وفق منهجية علمية متطورة تُوازن بين الجوانب النظرية والتطبيقية، لتلبية احتياجات الراغبين بدخول هذا المجال المُزدهر أو تطوير مهاراتهم فيه.  ويركز الدبلوم على إكساب المشاركين  القدرة على إدارة فعاليات مؤثرة تُعزز من سمعة المؤسسات.

يُغطي البرنامج كافة جوانب إدارة الفعاليات بدءًا من وضع الاستراتيجيات وتوليد الأفكار الإبداعية وصولاً لمرحلة التنفيذ. سيكتسب المشاركون مهارات عملية واحترافية تُمكنهم من تخطيط وإدارة الفعاليات الكبرى  بسلاسة،  وذلك يشمل كيفية التعامل مع المواقف الطارئة، والتواصل الفعال مع وسائل الإعلام، وتيسير الإجراءات

أهداف الدورة

• إتقان تطبيق أحدث المفاهيم والاستراتيجيات المُتّبعة في تنظيم وإدارة الفعاليات والمؤتمرات والمعارض.
• فهم مراحل تطور صناعة تنظيم الفعاليات والمؤتمرات والمعارض،  والتعرف على  عوامل نجاحها.
• اكتساب مهارات التخطيط والتنظيم لإدارة الفعاليات بكفاءة.
• بناء فرق عمل متكاملة لإدارة الفعاليات مع تحديد أدوار ومسؤوليات كل عضو.
• إدارة وتنسيق جلسات العمل والاجتماعات والندوات والمؤتمرات  بفاعلية.
• إتقان تطبيق قواعد المراسم والبروتوكول في مختلف الفعاليات.
• التنسيق  لاستقبال الضيوف الرسميين والوفود المشاركة  بكفاءة عالية. إدراك أهمية العلاقات العامة ودورها المحوري في إنجاح الفعاليات.
• ضمان توفير كافة الخدمات اللوجستية للفعاليات بكفاءة عالية.
• تنظيم فعاليات مُبتكرة ومتميزة تُلبي  تطلعات المشاركين.
• التسويق  الدولي  للحدث  والتنسيق  مع   المتحدثين   ووسائل   الإعلام.
• توظيف أحدث التقنيات والتصاميم المبتكرة لتنفيذ فعاليات مُبهرة.

منهجية الدورة

تركز هذه الدورة على تزويد المشاركين بأحدث التقنيات والأساليب المستخدمة في تنظيم الفعاليات بشكل احترافي وفعّال. تعتمد المنهجية على مزيج من المحاضرات النظرية والأنشطة العملية، حيث يتم استعراض أدوات التخطيط الحديثة، مثل البرمجيات المتخصصة في إدارة الفعاليات، وتطبيقات التواصل الاجتماعي، وأنظمة تسجيل الحضور. يتعلم المشاركون كيفية تصميم الفعاليات لجعلها تفاعلية وجذابة، بالإضافة إلى استراتيجيات التسويق الرقمي لجذب الجمهور المستهدف. تشمل الدورة أيضًا تقنيات إدارة الفعاليات الافتراضية والهجينة، وكيفية قياس نجاح الفعالية من خلال أدوات التحليل. تهدف الدورة إلى تمكين المشاركين من استخدام التقنيات المعاصرة لتحسين تجربة المشاركين وزيادة فعالية الفعاليات التي ينظمونها.

محاور الدورة

العوامل والتحديات التي تمر بها المؤسسات الحديثة

• ملامح الإدارة الحديثة
• مفهوم ومهام إدارة المراسم والفعاليات
• أهمية قواعد السلوك وتطور المراسم
• قواعد وإجراءات الضيافة
• العلاقة بين البروتوكول والإتيكيت
• بروتوكول الدعوات وحضور الحفلات
• تنظيم المقاعد في الدعوات والاحتفالات
• التصرفات عند حضور ومغادرة  الحفلات
• مراسم التقديم والتعارف

الوحدة الثانية، اعتبارات المشاركة في المعارض:

• سمعة وشهرة المعرض والجهة المنظمة
• عدد ونوعية الزائرين للمعرض
• عدد الشركات المشاركة في المعرض
• تواجد المنافسين فعدد المشاركة قد ترسل إشارات سلبية للسوق
• درجة اهتمام وسائل الإعلام بالدورات السابقة للمعرض
• خبرة المشاركة في الدورات السابقة للمعرض
• الأنشطة المساندة في المعرض مثل الحلقات الدراسية والمؤتمرات
• موعد وفترة تنظيم المعرض
• ما هي خطوات تجهيز المعرض؟

الوحدة الثالثة، ما هي خطوات تجهيز المعرض؟

• ما هو المعرض ولماذا ننظمه أو نشارك فيه ؟
• التخطيط و التنظيم الفعال للمعرض
• الفوائد التي تجنيها المنظمة من المعرض
• كيف تنظم و تشرف و تقيم المعرض الذي تنظمه ؟
• تعيين منسق للمعرض مسئول عن التخطيط والاشتراك
• تحديد أهداف المعرض
• وضع ميزانية و الرقابة على التكاليف، الحجز، تصميم وبناء المعرض
• تقديم تقييم قبل المعرض عن المشاركة
• إرسال الدعوات الشخصية

الوحدة الرابعة، اسس تخطيط وتنفيذ المؤتمرات والفعاليات:

• التعريف بمفهوم المؤتمر\ الفعالية
• أهمية المؤتمر\ الفعالية
• اسس اعداد المؤتمرات و الندوات
• مراحل تنظيم المؤتمر (المخطط العام)
• تنظيم وتوصيف عمل لجان المؤتمر\ الفعالية
• تشكيل اللجان(اللجنة التحضيرية-اللجان الفرعية (التنفيذية)
• مهام اللجان الاعلامية- المالية
• تحضير الدعواتوالمطبوعات

الوحدة الخامسة، التغلب علي صعوبات ومشاكل تنظيم المؤتمر\ الفعالية:

• متطلبات تنظيم المؤتمرات والفعاليات
• أسس تنظيم المؤتمرات والفعاليات
• مواصفات العاملين في تنظيم المؤتمر\ الفعالية
• صعوبات ومشاكل تنظيم المؤتمر\ الفعالية
• متطلبات تنظيم المؤتمرات والفعاليات
• أسس تقييم تنظيم المؤتمرات والفعاليات
• الخطة السنوية لتنظيم المناسبات
• محتويات المطبوعات ومواصفاتها الفنية