الابتكار في إدارة العمليات وتطوير نظم العمل

المقدمة

تعاني العديد من المؤسسات من مشاكل إدارية وتقنية ناتجة عن تعقيد وصعوبة إجراءات العمل، وغالبًا ما يكون ذلك نتيجة لاستخدام نظم غير ملائمة أو غير فعالة. 

يؤدي هذا إلى تعقيد العمليات وصعوبة الالتزام بها، مما يزيد من احتمال حدوث الأخطاء. لذلك، يجب على المؤسسات السعي لتبسيط إجراءاتها. 

تساعد خرائط سير الإجراءات في تتبع الخطوات والمراحل التي تمر بها المعاملات من البداية إلى النهاية، حيث تمثل هذه الخرائط رسوماً تستخدم الرموز لتوضيح مراحل المعاملات المختلفة. 

يهدف هذا البرنامج إلى تزويد المشاركين بالمعرفة والمهارات اللازمة لوضع الأهداف والنتائج والشروط المطلوبة لتطبيق أسلوب الإدارة بالنتائج. 

من خلال هذه الدورة، سيتمكن المشاركون من تحسين مهاراتهم في وضع أهداف ونتائج بطريقة علمية، مما يساهم في تحقيق الفعالية الاستراتيجية في مؤسساتهم. 

تركز الدورة على أفضل الممارسات الدولية في تحليل وتبسيط إجراءات العمل، مع التركيز على إزالة العوائق التي تهدر الجهود البشرية وتبسيط وتوحيد الإجراءات. 

كما سيتعلم المشاركون كيفية استخدام أدوات رسم مخطط العمليات والكشف عن المشاكل وفرص التحسين، مما يتيح لهم نقل هذه المعرفة إلى مؤسساتهم وتحقيق نتائج فورية.

أهداف الدورة

في نهاية هذا البرنامج، سيكون المشاركون قادرين على:

• فهم الدور الحيوي وأهمية تبسيط أنظمة وإجراءات العمل.
• تعلم طرق جديدة لتبسيط الإجراءات.
• معرفة كيفية استخدام الخرائط والنماذج في تبسيط العمل.
• الاطلاع على كيفية تبسيط إجراءات العمل ورسم خرائط التدفق بسهولة.
• اتباع أحدث المنهجيات الإدارية والمراجع العلمية في تبسيط إجراءات العمل ورسم خرائط التدفق.
• التعرف على منهجية خطوة بخطوة في تبسيط إجراءات العمل ورسم خرائط التدفق.
• تحليل أهم المبادئ والخطوات في تبسيط الإجراءات.
• تحديد الأنشطة التي تضيف قيمة.
• ترسيخ ثقافة التحسين المستمر.
• اكتساب الأساليب الحديثة في تطوير نظم وأساليب العمل.

منهجية الدورة

في دورة "الابتكار في إدارة العمليات وتطوير نظم العمل"، يتم تعريف المشاركين بمفاهيم وأساليب الابتكار التي يمكن تطبيقها لتحسين العمليات وتطوير نظم العمل داخل المؤسسات. 

تركز الدورة على كيفية إعادة تصميم العمليات وتنفيذ استراتيجيات الابتكار لزيادة الكفاءة والإنتاجية. 

يتم تقديم المحتوى بشكل نظري، مما يتيح للمشاركين فهم كيفية توظيف الابتكار في تطوير نظم العمل لتحقيق تحسينات مستدامة في الأداء المؤسسي.

محاور الدورة

الوحدة الأولى، إجراءات العمل:

• مفهوم وأهمية تبسيط الإجراءات
• العلاقة بين تبسيط الإجراءات والعمل والبناء التنظيمي
• السياسات والإجراءات
• أهمية الإجراءات
• خصائص الإجراءات الفعالة
• أسباب تعقد الإجراءات
• مسؤولية وضع الإجراءات
• دليل الإجراءات

الوحدة الثانية، تبسيط إجراءات العمل:

• مفهوم تبسيط الإجراءات.
• تقييم وتحليل إجراءات العمل.
• أسباب تبسيط الإجراءات.
• الخطوات المهنية لتبسيط الإجراءات
• تحليل وتحسين جزئيات العمل
• اختيار واعتماد وتنفيذ التحسينات المقررة

الوحدة الثالثة، أدوات وأساليب إجراءات العمل:

• خريطة توزيع العمل
• قائمة الواجبات أو المهام
• قائمة الأنشطة
• إعداد وتحليل خريطة توزيع العمل
• تحليل خريطة توزيع العمل

الوحدة الرابعة، تطوير نظم العمل:

• المهارات الإدارية في تطوير أساليب وإجراءات العمل
• تحديات العمل الحالية
• تقييم وتحديد مناطق التحسين
• منهجيات تطوير نظم العمل
• حالات تطبيقية من واقع العمل بالمؤسسات الحكومية والخاصة

الوحدة الخامسة، رسم خرائط تدفق الأعمال "Work Flowchart":

• إرشادات رسم خرائط التدفق
• خطوات تصميم خريطة التدفق
• أنواع خرائط التدفق "حسب الغرض الوظيفي".
• خريطة التدفق الخطية
• خريطة التدفق الانتشارية
• خريطة تدفق الفرص
• خريطة سير الإجراءات العادية (ذات العامود الواحد)
• خريطة سير الإجراءات العادية (ذات العامودين)
• مثال تطبيقي على رسم خرائط التدفق

الوحدة السادسة، هندسة تخطيط وتوزيع اجراءات العمل:

• أسباب تعقيد الإجراءات
• الأسباب التنظيمية، والشخصية
• الإبداع في تجديد وتصميم وتبسيط الإجراءات والعمليات وتحسين الإنتاجية
• المرونة واللامركزية
• التفويض الواسع للصلاحيات
• أهمية إدارة الوقت وتحديد الأولويات
• جدول توزيع العمل
• مفهوم خريطة توزيع العمل
• القوائم المطلوبة لإعداد خريطة توزيع العمل
• أسس إعداد خريطة سير العمل
• نموذج لجدول التسلسل التشغيلي