تقنيات الإدارة المثلى للذمم الدائنة

المقدمة

الذمم الدائنة تتجاوز مجرد إعداد الشيكات وإرسالها بالبريد ثم حفظ المستندات المالية. لإدارة حسابات الذمم الدائنة بشكل حقيقي وفعّال، من الضروري فهم الركائز الأساسية لقسم حسابات الذمم الدائنة، والتي تشمل خدمة العملاء، إدارة الموردين، والتحقق من طلبات وأوامر الشراء. ستناقش هذه الدورة كيفية التعامل مع الفواتير والشيكات، منع الأخطاء، إجراء عمليات التدقيق السنوية، واستخدام التكنولوجيا في الأعمال اليومية. كما ستتعلم أفضل الممارسات للعمل في هذا القسم لتصبح شريكًا تجاريًا فعّالًا.

أهداف الدورة

في نهاية هذا البرنامج، سيكون المشاركون قادرين على:

• تحديد وظيفة الذمم الدائنة ودورها في الشركات.
• تطبيق مبادئ المحاسبة المتعلقة بالذمم الدائنة.
• وصف كيفية الإدارة الناجحة لحسابات الذمم الدائنة.
• تقييم عمليات ومناهج الذمم الدائنة والتوصية بإدخال تحسينات باستخدام أحدث وأفضل الممارسات.
• تقييم العوامل الرئيسية التي تؤثر على موظفي الذمم الدائنة لزيادة كفاءتهم وإنتاجيتهم.
• تطبيق الأدوات والتقنيات في مايكروسوفت إكسل لتحقيق إدارة فعّالة ومراقبة أداء الذمم الدائنة.

منهجية الدورة

تعتمد منهجية هذه الدورة على تقديم تقنيات الإدارة المثلى للذمم الدائنة بهدف تحسين العلاقات مع الموردين، وضمان استقرار التدفق النقدي، وزيادة كفاءة العمليات المالية. يتم استعراض استراتيجيات لتقييم سياسات الدفع، وإدارة جداول السداد بفعالية، وتحليل الشروط التجارية مع الموردين لضمان تحقيق أفضل استفادة ممكنة. يُقدَّم المحتوى بشكل نظري مدعوم بأمثلة عملية ودراسات حالة، مما يساعد المشاركين على تطوير مهارات إدارة الذمم الدائنة بشكل يضمن تحقيق التوازن بين الوفاء بالالتزامات المالية والاستفادة من الفرص التجارية المتاحة لتعزيز الأداء المالي للمؤسسة.

محاور الدورة

الوحدة الأولى، أهمية دور الذمم الدائنة:

• معنى ومفهوم إدارة الذمم الدائنة
• وظائف الإدارة
• الصورة الشاملة: الذمم الدائنة والملاءة المالية للشركات
• وظائف دائرة الذمم الدائنة ودور الموظفين
• أثر الذمم الدائنة على رأس المال العامل وإدارة النقد

الوحدة الثانية، أساسيات المحاسبة للذمم الدائنة:

• مصطلحات الذمم الدائنة
• دفتر الأستاذ العام ودفتر الأستاذ الفرعي
• التحضير لإغلاق نهاية الشهر والمصاريف المستحقة

الوحدة الثالثة، طرق عمل الذمم الدائنة وأفضل الممارسات:

• التعامل مع وتوجيه الفواتير
• المطابقة الثلاثية
• طرق معالجة الدفع
• كيفية المحافظة على الملف الرئيسي للموردين
• كيفية التعامل مع مصاريف السفر والترفيه
• بطاقات الشراء
• خيارات الدفع الآلي

الوحدة الرابعة، أهم المواضيع في إدارة الذمم الدائنة:

• التحليل التشغيلي ومقارنة المرجعية
• عملية التحسين المستمر
• تطوير مقاييس الأداء
• تطبيق أفضل الممارسات في مؤسستك
• تحديد طرق الرقابة الداخلية المناسبة
• التدقيق السنوي كقيمة مضافة
• تأثير الاستعانة بمصادر خارجية على الذمم الدائنة
• كشف التحايل في الذمم الدائنة
• تخطيط التعافي من الكوارث

الوحدة الخامسة، الجانب السلوكي لإدارة دائرة الذمم الدائنة:

• تحسين صورة دائرة الذمم الدائنة
• طرق تحفيز موظفي دائرة الذمم الدائنة
• تنظيم عمل دائرة الذمم الدائنة
• سد فجوة التواصل
• التعامل مع النزاعات الداخلية والخارجية
• أهمية خدمة العملاء الداخليين
• توفير خدمة العملاء للموردين

الوحدة السادسة، دائرة الذمم الدائنة كشريك أعمال حقيقي:

• متى يجب أن ندفع للموردين
• فهم مبدأ تكلفة الأموال
• تقييم خصم السداد المُبكر
• إيجابيات وسلبيات السداد المُبكر والسداد المتأخر
• العلاقة مع دائرة الخزينة

الوحدة السابعة، استخدام مايكروسوفت إكسل في إدارة الذمم الدائنة:

• تبادل المعلومات بين نظام الذمم الدائنة وإكسل
• استخدام الجداول المحورية (Pivot Tables) لاستخراج معلومات قيمة
• تحضير وتحليل تقرير تعمير الذمم الدائنة
• دور دائرة الذمم الدائنة في تحسين الشروط التجارية مع الموردين