الإدارة الذكية للمشتريات والمناقصات وتعاقدات الشراء

المقدمة

تتجاوز مسؤولية الشراء مجرد تنفيذ عملية الشراء، حيث تشمل التخطيط ووضع السياسات واتخاذ القرارات المناسبة، بالإضافة إلى البحث والدراسة لاختيار المواد ومصادر الشراء المثلى. كما تتضمن متابعة أوامر الشراء لضمان التسليم في المواعيد المحددة. بعد ذلك، تأتي مرحلة إبرام عقد التوريد، وهي مرحلة حاسمة تتوقف عليها الحياة المستقبلية للعقد. يتميز عقد التوريد بخصائص ومميزات فريدة تتناولها هذه الدورة التدريبية بالتفصيل. تبدأ بعدها مرحلة تنفيذ العقد وإدارته، حيث يمكن أن تتم عملية الشراء إما بالتعاقد المباشر أو عن طريق المناقصة، لضمان اختيار المتعاقد الأفضل.

أهداف الدورة

في نهاية هذا البرنامج، سيكون المشاركون قادرين على:

• تحسين كفاءة العاملين في مجال إدارة المشتريات من خلال تعريفهم بالطرق الحديثة في الشراء وكيفية التعامل مع الموردين.
• الفهم العميق لعملية التفاوض على العقود والوثائق المتعلقة بها.
• استيعاب كيفية إدارة عقود التوريد وإبرامها.
• اكتساب مهارات الشراء الحديثة وفهم أهمية وظيفة الشراء للمنظمة.
• فهم الأسس القانونية لاختيار مصادر الشراء والتوريد، بالإضافة إلى مهارات جمع المعلومات عن الموردين المحتملين.
• اكتساب مهارات تحديد الكمية الاقتصادية والسعر المناسب للشراء.
• تطوير مهارات وأساليب إدارة وتنفيذ المناقصات باتباع خطوات محددة لاختيار المتعاقد الأنسب.
• اكتساب مهارات إعداد المناقصات والعطاءات والمواصفات.
• فهم قواعد تقييم العطاءات وتحليل العروض المقدمة لترسية المناقصة.
• تبني أفضل الممارسات العملية في إدارة المشتريات والعقود.
• فهم أسس التخطيط والتقييم لعمليات الشراء وكيفية تنفيذها بفعالية.
• التعرف على المشاكل التي تواجهها إدارة المشتريات وكيفية معالجتها.
• فهم أساليب تطوير إدارة المشتريات وتطبيق التكنولوجيا الحديثة في هذا المجال.
• إدراك أهمية العنصر البشري في إدارة المشتريات والتموين وكيفية تدريبه وتطويره بما يتماشى مع التطورات المستجدة.
• القدرة على توجيه اهتمام القيادات الإدارية العليا نحو تحسين فهم إدارة المشتريات والمخازن والاستفادة منها.

منهجية الدورة

تهدف هذه الدورة إلى تقديم فهم متكامل لمفاهيم الإدارة الذكية في مجالات المشتريات، المناقصات، وتعاقدات الشراء، مع التركيز على الأساليب المبتكرة والاستراتيجيات الفعّالة التي تسهم في تحسين عمليات التوريد والتعاقد. سيتم استعراض النظريات والممارسات الحديثة في هذا المجال بشكل نظري، مما يتيح للمشاركين استيعاب الأسس العلمية للإدارة الذكية وتطبيقها في أعمالهم دون الحاجة إلى تطبيقات عملية خلال فترة الدورة.

محاور الدورة

الوحدة الأولى، الإدارة المتقدمة للمشتريات:

• المفهوم العالمي الجديد وتأثيره على نشاط الشراء
• وظيفة الشراء وأبعادها الاقتصادية وتقسيماتها الإدارية العالقة بين إدارة المشتريات والإدارات الأخرى
• طرق الشراء المختلفة
• الجودة المناسبة والمعايير الدولية ودور إدارة المشتريات في تحديد مستوياتها
• الاقتصادية للطلب وكيفية حسابها
• نتخذ قرار الشراء؟ وكيف نختار مصادر التوريد؟ وكيف نتفاوض معهم ونفاضل بينهم؟
• الشراء ومدى توافقها مع توجهات نظم الجودة والمعايير الدولية
• أساليب تقييم أداء إدارة المشتريات
• وظائف الشراء في ظل التوريد عند الإنتاج
• سياسات الشراء المركزية واللامركزية

الوحدة الثانية، أسس ممارسة أعمال الشراء (سياسات الشراء) وفقا للمعايير الدولية:

• كيفية ربط أعمال الشراء والعقود والتوريد وتنفيذ الأعمال بالمخططات الإستراتيجية والتكتيكية والتشغيلية للمنظمة
• كيفية الوصول إلى الحدود المعيارية الدولية للمخزون من خلال تطبيقات ذات كفاءة وفاعلية لسياسات الشراء الدولي والمحلي
• ممارسة عمليات الشراء طبقا لأسس الرصيد المخزوني ومعدلات الاستهلاك
• المحظورات القانونية المنهي عنها عند ممارسة عمليات الشراء وتدبير الاحتياجات
• معايير وآليات وأسس اختيار المتعاقد والترخيص بطريقة الشراء والجزاءات القانونية على مخالفة ذلك
• أهم المصطلحات الشائعة ومضمونها وحالات استخدامها في عمليات الشراء وإبرام العقود

الوحدة الثالثة، إدارة نظم المعلومات الشرائي (PMS):

• طبيعة وبناء نظم المعلومات الشرائية
• متطلبات وفوائد نظم المعلومات الشرائية
• طرق تطبيق نظم المعلومات الشرائية

الوحدة الرابعة، التخطيط الاستراتيجي لعمليات الشراء:

• إجراءات تخطيط عمليات الشراء (طبيعة وأهمية تخطيط الشراء، دور الشراء في التخطيط العام للشركة وتطوير وتنفيذ خطط الشراء)
• استراتيجيات المشتريات (مصادر الاستراتيجية، استراتيجيات توقيت الشراء المناسب، استراتيجيات الشراء بالسعر المناسب، استراتيجيات الشراء بالكمية المناسبة، الشراء ودورة حياة المنتج، استراتيجيات الكلفة والمخاطر)

الوحدة الخامسة، ممارسة إدارة المشتريات:

• مصادر الشراء (تحديد واختيار مصادر التوريد وطرق تقييم مصادر التوريد وكيفية التفاوض والتعامل مع الموردين)
• تحليل المواد المشتراة (تحليل القيمة وتحليل التكلفة والطرق الاقتصادية)
• التفاوض في الشراء (إجراءات وأخلاقيات التفاوض التنافسي وممارسة فن التفاوض من حيث الاستراتيجيات والتكتيكات الشرائية)
• المشاكل التطبيقية التي تواجه إدارة الشراء وخاصة في التعامل مع الموردين.
• استراتيجيات حديثة في التعامل مع الموردين
• المدرسة اليابانية وادارة المشتريات والمخازن
• المدرسة الأمريكية وادارة المشتريات والمخازن
• تدريبات عملية

الوحدة السادسة، العقود وكراسات الشراء:

• أنواع العقود
• أساسيات العقود والبنود الشائعة من الناحية القانونية
• محتوى وثائق العقد
• نماذج العقود الدولية
• صياغة العقود
• خطابات الضمان والتأمين، والمدفوعات
• اختيار المورد
• منظومة العقد
• العوامل التي تؤثر على الإستراتيجية

الوحدة السابعة، أساليب وإجراءات المناقصات:

• أغراض المؤسسة
• توثيق المناقصات
• ترسية العقد
• الاتصالات والاجتماعات

الوحدة الثامنة، فهم عمليات الكشف في مختلف أنواع العقود:

• فهم عمليات الكشف في العقود
• قائمة الفحص الخاصة بوضع برنامج مراجعة العقود
• تقييم أعمال مراجعة العقود

الوحدة التاسعة، الحوافز والغرامات:

• الحاجة إلى الحوافز وأهميتها
• نوع الحوافز والعناية بها
• المشاركة - التوفير
• المبالغ المتحجرة وضمانات حسن التنفيذ
• المشورة القانونية

الوحدة العاشرة إدارة مقاولي الباطن:

• كتابة وتطوير العقود
• تطوير مقاولي الباطن ذوي الكفاءة
• القضايا الإدارية

الوحدة الحادية عشرة، المطالبات والمنازعات والتفاوض:

• لمحة عامة والحاجة الى التفاوض
• التخطيط والإعداد
• الخطوط الإرشادية
• ممارسة التفاوض

الوحدة الثانية عشرة، إثارة المطالبة:

• أسباب المطالبات
• تعريف المطالبة
• عقود بمبالغ مقطوعة
• التنازل عن المخاطر
• تحديد مدى الخطر
• صنع القرار
• إدارة المخاطر
• أساليب تخفيف المخاطر

الوحدة الثالثة عشرة، الالتزام بالجودة في العقود والمنافسات:

• أنظمة الجودة في المناقصات والعقود
• أساليب ضمان الجودة منذ المرة الأولى وفي كل مرة

الوحدة الثالثة عشرة، الجوانب القانونية للعقود:

• العقود ملزمة من الناحية القانونية
• الخواص الرئيسية لرقابة العقود بطريقة فعالة
• نشر الرسالة الخاصة بإعداد المناقصات والعقود

الوحدة الرابعة عشرة، التعامل مع تقنيات المطالبة:

• إنهاء العقد.
• آليات حل المنازعات.
• أساليب حساب قيم التعويض تكلفة ومدة
• خطوات التحكيم