اعداد المدراء لتمثيل الشركات في الاجتماعات واللجان الخارجية

المقدمة:

المشاركة في الاجتماعات واللجان الخارجية هي جزء حيوي من دور المدراء في تمثيل المؤسسة ودعم تواجدها في المجتمع والصناعة. القدرة على التعامل بفعالية مع هذه الفرص التواصلية الخارجية وتمثيل المؤسسة بشكل مناسب هي من المهارات الأساسية للمدراء الناجحين.

يشمل تمثيل المؤسسة في الاجتماعات واللجان الخارجية تقديم مصالحها وأهدافها وتوجهاتها بفعالية، وفي الوقت نفسه يوفر فرصة لبناء شبكات اجتماعية وعلاقات استراتيجية مع الأطراف الأخرى ذات الصلة. 

يتطلب هذا الدور مهارات متنوعة مثل التواصل الفعال، التخطيط الاستراتيجي، إدارة الصراعات، تقديم العروض، والعمل الجماعي.

يهدف البرنامج التدريبي للمدراء إلى تزويدهم بالمعرفة والمهارات اللازمة لتحقيق تمثيل فعال للمؤسسة وتحقيق أهدافها في السياقات الخارجية.

 البرنامج يركز على تطوير مهارات التحضير الاستراتيجي للاجتماعات، التواصل الفعال، إدارة الصراعات، وبناء العلاقات الاستراتيجية.

البرنامج مصمم لجميع المدراء والقادة الذين يمثلون مؤسساتهم في الاجتماعات واللجان الخارجية، بغض النظر عن المجال أو الصناعة. المشاركون سيستفيدون من تطوير مهاراتهم التواصلية وقدراتهم على التمثيل الفعال للمؤسسة وبناء علاقات استراتيجية

أهداف الدورة :

في نهاية هذا البرنامج، سيتمكن المشاركون من:

• فهم أهمية ودور التمثيل الفعال للمؤسسة في الاجتماعات واللجان الخارجية.
• اكتساب قدرات التواصل الفعال والاستماع الفعّال لفهم وتبادل الأفكار والمعلومات.
• تطوير مهارات صنع القرار الاستراتيجي والتحليل المستند إلى البيانات.
• اكتساب مهارات التفاوض والتوصل إلى اتفاقيات مرضية للطرفين.
• تطوير قدرات التفكير الاستراتيجي والتخطيط للتحديات والفرص الخارجية.
• تعزيز القدرة على التعامل مع الضغوط والتحكم في المواقف الصعبة أثناء التمثيل.
• تطوير مهارات بناء الشبكات الاجتماعية والعلاقات الخارجية لصالح المؤسسة.

منهجية الدورة:

تهدف هذه الدورة إلى تجهيز المدراء بالمهارات اللازمة لتمثيل شركاتهم بفاعلية في الاجتماعات واللجان الخارجية. تعتمد المنهجية على مزيج من المحاضرات النظرية وورش العمل العملية، حيث يتم التركيز على استراتيجيات التواصل الفعّال ومهارات التفاوض اللازمة في بيئات الأعمال المتنوعة. يتعلم المشاركون كيفية التحضير للاجتماعات، بما في ذلك بحث المواضيع المطروحة، وتحديد الأهداف، وإعداد العروض التقديمية. تشمل الدورة أيضاً كيفية إدارة الديناميات الجماعية، وبناء العلاقات مع المشاركين الآخرين، والتعامل مع الأسئلة أو الاعتراضات بشكل احترافي. سيتم تقديم تقنيات لتحليل نتائج الاجتماعات وقياس الأثر بعد انتهاء الفعالية. تهدف الدورة إلى تعزيز ثقة المدراء في قدراتهم على تمثيل شركاتهم بفعالية، مما يسهم في تحقيق الأهداف الاستراتيجية للمنظمة.

محاور الدورة:

الوحدة الأولى: فهم أهمية التمثيل الفعّال والتأثير الإيجابي للمؤسسة.

• تحليل دور التمثيل في بناء صورة إيجابية وتعزيز سمعة المؤسسة.
• فهم أهمية الثقة والموثوقية في التمثيل الفعّال.
• تطوير المهارات اللازمة لتمثيل المؤسسة بشكل فعّال واحترافي.
• التعرف على استراتيجيات التواصل الفعّال مع الأطراف الخارجية.
• تطوير مهارات التعامل مع المصادر الإعلامية والصحافة.

الوحدة الثانية: التحضير الاستراتيجي للاجتماعات واللجان الخارجية.

• تحليل الأهداف والأجندة المرتقبة للاجتماعات واللجان الخارجية.
• إعداد المستندات والمواد التوضيحية ذات الصلة.
• التخطيط للمناقشات والاستعداد للأسئلة المحتملة والمخاطر المحتملة.
• تطوير مهارات التفكير الاستراتيجي واتخاذ القرارات الفعّالة.

الوحدة الثالثة: تقديم العروض والتواصل الفعّال.

• تطوير مهارات العرض والتقديم الفعّال للمعلومات والأفكار.
• استخدام وسائل التواصل المناسبة للتواصل مع الجمهور المستهدف.
• التفاعل مع الأسئلة والتعليقات بطريقة محترفة وفعّالة.
• تحسين مهارات التفاوض والاقناع لتحقيق الأهداف المؤسسية.

الوحدة الرابعة: إدارة الصراعات وحل المشكلات.

• التعامل مع الصراعات والتوترات التي قد تنشأ في الاجتماعات واللجان الخارجية.
• تحليل المشكلات واستخدام تقنيات فعّالة لحلها.
• تطوير مهارات التفاوض والتوسط للتوصل إلى حلول مرضية للجميع.

الوحدة الخامسة: بناء العلاقات الاستراتيجية وإدارة العمليات.

• بناء وتعزيز العلاقات الاستراتيجية مع الأطراف الخارجية المهمة.
• إدارة العمليات الخاصة بالتمثيل والمشاركة في الاجتماعات واللجان الخارجية.
• تحقيق التنسيق والتعاون المثلى مع الأعضاء الآخرين في اللجان والمنظمات الخارجية.

الوحدة السادسة: إدارة الاتصالات والعلاقات العامة.

• تطوير استراتيجيات إدارة الاتصالات الخارجية والعلاقات العامة.
• تنفيذ حملات التوعية والإعلان الترويجي للمؤسسة ومشاريعها.
• التعامل مع وسائل الإعلام والتواصل العام لتعزيز الصورة الإيجابية للمؤسسة.