إدارة الفعاليات والمراسم والمؤتمرات بفعالية (10 أيام)

المقدمة:

إدارة الفعاليات هي بيئة حاضنة لذوي الأفكار الإبداعية والقدرة على الابتكار والتنظيم والتخطيط.

 هذا المجال يتطلب معرفة واسعة بالتعامل مع مزودي الخدمات والتنسيق مع الأطراف المعنية، فضلاً عن فهم للتشريعات والأنظمة المرتبطة بالصحة والسلامة والتراخيص.

تتمحور أهمية إدارة الفعاليات حول القدرة على طرح أفكار مبتكرة وتنفيذها بطريقة احترافية، كما أنها تساعد الشركات على التطوير والتحسين المستمر والترويج لمنتجاتها.

تم تصميم دبلوم إدارة الفعاليات وفقًا لمنهجية علمية متقدمة تجمع بين الجانب النظري والعملي.

 يركز البرنامج على كيفية تخطيط وتنفيذ وإدارة الفعاليات الكبرى بما يخدم سمعة المؤسسة، ويتناول مواضيع مثل حل المشاكل المفاجئة والتعامل مع الإعلام وتسهيل الإجراءات وإدارة كبار الشخصيات

الأهداف التدريبية
 

في نهاية هذا البرنامج، سيكون المشاركين قادرين على:

•   القدرة على تطبيق أحدث المفاهيم والإستراتيجيات في مجال تنظيم وإدارة الفعاليات والمؤتمرات والمعارض.
•   التعرف على مراحل وتطور هذه الصناعة ومتطلبات نجاحها.
•   القدرة على تخطيط وتنظيم إدارة الفعاليات.
•   القدرة على تكوين اللجان المختلفة للفعاليات، تحديد أدوارها، وظائفها، ومسؤولياتها.
•   القدرة على التحضير الفعال لجلسات الاجتماعات من لجان وندوات ومؤتمرات.
•   القدرة على تطبيق قواعد وأسس المراسم والبروتوكول.
•   استقبال الضيوف الرسميين والوفود الزائرة.
•   فهم وظائف ودور العلاقات العامة في إدارة الفعاليات.
•   تنفيذ وتطبيق العمل اللوجستي في إدارة الفعاليات بكفاءة وفعالية.
•   إنتاج الفعاليات بطريقة مبتكرة وجاذبة.
•   التسويق الدولي للفعالية والاتصالات واختيار المتحدثين.
• التصميم الإبداعي للحدث، عرض الحدث والتكنولوجيا

منهجية الدورة :

تهدف هذه الدورة إلى تطوير مهارات المشاركين في إدارة الفعاليات والمراسم والمؤتمرات بشكل احترافي وفعّال. تعتمد المنهجية على مزيج من المحاضرات التفاعلية، والدروس العملية، ودراسات الحالة، حيث يتعرف المشاركون على مراحل تنظيم الفعاليات بدءًا من التخطيط وحتى التنفيذ والتقييم. تشمل الدورة استراتيجيات لتحديد الأهداف، وتنسيق الجوانب اللوجستية، وإدارة الميزانيات، بالإضافة إلى مهارات التواصل مع الفرق المعنية. كما يتم تناول كيفية التعامل مع المراسم والبروتوكولات، وإعداد الجداول الزمنية، وتنظيم الأنشطة بشكل يتماشى مع الأهداف المرجوة. سيتم استخدام ورش عمل لتعزيز المهارات العملية من خلال محاكاة سيناريوهات واقعية. تهدف الدورة إلى تزويد المشاركين بالأدوات والمعرفة اللازمة لضمان نجاح الفعاليات، مما يسهم في تعزيز صورة المؤسسة وتحقيق أهدافها.

محاور الدورة:

الوحدة الأولى،  نبذه تعريفية

• الآداب العامة والبرتوكول
• نبذه عن مجال الضيافة
• مفهوم سياحة المؤتمرات
• دور المنظمات الدولية في سياحة المؤتمرات
• دور وزارة السياحة في تنشيط سياحة المؤتمرات

الوحدة الثانية، تصنيفات

• أنواع المؤتمرات والحفلات
• خدمات المأكولات والمشروبات في الحفلات والاجتماعات والمؤتمرات
• خدمة المعارض والأسواق التجارية
• خدمة Buffets

الوحدة الثالثة، نبذه عن الجانب الفني

• التجهيزات والأثاث الخاص بالحفلات والمؤتمرات
• ترتيب صالات الحفلات والاجتماعات
• العنصر البشرى في نشاط المؤتمرات والحفلات
• المصطلحات الفنية المستخدمة في نشاط المؤتمرات والاجتماعات

الوحدة الرابعة، مفهوم ونشأة إدارة المراسم والفعاليات:

• العوامل والتحديات التي تمر بها المؤسسات الحديثة
• ملامح الإدارة الحديثة
• مفهوم ومهام إدارة المراسم والفعاليات
• أهمية قواعد السلوك وتطور المراسم
• قواعد وإجراءات الضيافة
• العلاقة بين البروتوكول والإتيكيت
• بروتوكول الدعوات وحضور الحفلات
• تنظيم المقاعد في الدعوات والاحتفالات
• التصرفات عند حضور ومغادرة  الحفلات
• مراسم التقديم والتعارف

الوحدة الخامسة، اعتبارات المشاركة في المعارض:

• سمعة وشهرة المعرض والجهة المنظمة
• عدد ونوعية الزائرين للمعرض
• عدد الشركات المشاركة في المعرض
• تواجد المنافسين فعدد المشاركة قد ترسل إشارات سلبية للسوق
• درجة اهتمام وسائل الإعلام بالدورات السابقة للمعرض
• خبرة المشاركة في الدورات السابقة للمعرض
• الأنشطة المساندة في المعرض مثل الحلقات الدراسية والمؤتمرات
• موعد وفترة تنظيم المعرض
• ما هي خطوات تجهيز المعرض؟

الوحدة السادسة، ما هي خطوات تجهيز المعرض؟

• ما هو المعرض ولماذا ننظمه أو نشارك فيه ؟
• التخطيط و التنظيم الفعال للمعرض
• الفوائد التي تجنيها المنظمة من المعرض
• كيف تنظم و تشرف و تقيم المعرض الذي تنظمه ؟
• تعيين منسق للمعرض مسئول عن التخطيط والاشتراك
• تحديد أهداف المعرض
• وضع ميزانية و الرقابة على التكاليف، الحجز، تصميم وبناء المعرض
• تقديم تقييم قبل المعرض عن المشاركة
• إرسال الدعوات الشخصية

الوحدة الثامنة، اسس تخطيط وتنفيذ المؤتمرات والفعاليات:

• التعريف بمفهوم المؤتمر\ الفعالية
• أهمية المؤتمر\ الفعالية
• اسس اعداد المؤتمرات و الندوات
• مراحل تنظيم المؤتمر (المخطط العام)
• تنظيم وتوصيف عمل لجان المؤتمر\ الفعالية
• تشكيل اللجان(اللجنة التحضيرية-اللجان الفرعية (التنفيذية)
• مهام اللجان الاعلامية- المالية
• تحضير الدعواتوالمطبوعات

الوحدة التاسعة، التغلب علي صعوبات ومشاكل تنظيم المؤتمر\ الفعالية:

• متطلبات تنظيم المؤتمرات والفعاليات
• أسس تنظيم المؤتمرات والفعاليات
• مواصفات العاملين في تنظيم المؤتمر\ الفعالية
• صعوبات ومشاكل تنظيم المؤتمر\ الفعالية
• متطلبات تنظيم المؤتمرات والفعاليات
• أسس تقييم تنظيم المؤتمرات والفعاليات
• الخطة السنوية لتنظيم المناسبات
• محتويات المطبوعات ومواصفاتها الفنية