يعتبر المساعد الإداري من العناصر المهمة في الشركة فهو بمثابة العمود الفقري للشركة، ووظيفته لا تقتصر على كونه سكرتير يقوم بالرد على الاتصالات، فهو يقوم بتنظيم العمليات داخل الشركة، ولا تقل أهميته عن أهمية المدير الفعلي للشركة لكونه سبب رئيسي في النجاح، وبسبب الدور الكبير الذي يقوم به المساعد الإداري أصبح هناك العديد من الدورات التدريبية للمساعد الإداري.
سنتكلم في هذا المقال عن مفهوم المساعد الإداري، وما هي المهام التي يقوم بها المساعد، وماهي صفات المساعد الإداري الناجح، وأهم الدورات التدريبية التي يحتاجها المساعد الإداري.
تعريف ومفهوم المساعد الإداري
المساعد الإداري هو الشخص الذي يقوم بمهام عديدة خلف كواليس العمل، وتتعد مهامه وأدواره من أمور مكتبية وإدارية لوجستية وتنظيمية في آنٍ واحد، ويجب أن يكون متقن لمهارات التواصل والتفاوض والخطابة والمهارات الحاسوبية التقنية، فمع تطور التكنولوجيا أصبح المساعد الإداري يعتمد بشكل أكبر على التقنيات البرمجية التي تسهل العمل وتمنع من هدر الوقت.
كما أن دور المساعد الإداري يواجه الكثير من التحديات في إدارة الوقت مع المهام المتعددة و المتضاربة، والتعامل مع ضغوط العمل في الأوقات الحرجة، ويجب أن يبقى مطلعاً على التطورات التكنولوجية والتغيرات السوقية اليومية، فهو بمثابة صلة الوصل بين الإدارة العليا و أرض الواقع الحالية.
مهام المساعد الإداري
تختلف المهام التي يقوم المساعد الإداري بحسب إختلاف بيئة العمل و الطابع الذي تحمله إن كان اقتصادي أو قانوني وغيرها الكثير، ولكن هناك بعض المهام الأساسية التي يقوم بها أي مساعد إداري، ويجب أن يكون مدرب عليها بطريقة جيدة وفعالة من خلال الدورات التدريبية للمساعد الإداري، وفي ما يلي بعض المهام الأساسية للمساعد الإداري.
تنظيم المواعيد
وهي من أهم الوظائف التي يقوم بها المساعد، وتتم من خلال إعداد جداول الاجتماعيات اليومية لضمان عدم تضارب المواعيد، وهو يقوم بإرسال التذكيرات للمشاركين قبل موعد الاجتماع، ويجب تجهيز الوثائق والمعلومات اللازمة للاجتماع مسبقاً.
إدارة الوثائق والمراسلات
هو المسؤول الأول عن إدارة الوثائق والمراسلات الرسمية، وذلك من خلال حفظ وأرشفة الوثائق ورقياً وإلكترونياً، ويجب عليه الرد على المراسلات الرسمية و متابعتها إن كانت بريدية أو إلكترونية، ومن الضروري إعداد التقارير للمسؤولين بشكل دوري ومستمر، وذلك بهدف إعلامهم بأخر التطورات والتغييرات.
تقديم الدعم
فإن دور المساعد اليومي تقديم الدعم للإدارة العليا، ويتم هذا الدعم عن طريق توفير المستلزمات المكتبية ومتابعة المخزون، وترتيب السفر والإقامة للموظفين عند الحاجة، ويمكن أن يقدم الدعم عن طريق الإجابة على استفسارات العملاء بطريقة فعالة ترفع من مكانة الشركة بين المنافسين.
التواصل الفعال بين الفرق
يعد المساعد الإداري حلقة وصل بين الفرق العاملة والأقسام المختلفة داخل المؤسسة، فهو يعمل على سهولة التواصل بين الموظفين والفرق لضمان تدفق المعلومات بينهم وعدم حدوث انقطاع للتواصل بين الموظفين، كما أنه يقوم بالتواصل مع الشركاء الخارجيين بطريقة احترافية وتقديم العروض المناسبة التي تلبي احتياجات المؤسسة.
تعرف على: دورة الريادة في إدارة علاقات المستثمرين والمساهمين
إعداد وتنظيم الفعاليات
فإن كانت الشركة تنظم حدث أو مؤتمر، فإن المساعد الإداري يلعب دوراً هاماً في نجاح هذه الفعالية، وذلك من خلال تنسيق حجز القاعات وتجهيز المواد الدعائية، وإدارة قوائم خاصة بالمدعوين للحضور والتأكد من مشاركة الجميع، وتوفير الدعم اللوجستي لضمان سير الفعالية بكفاءة عالية.
صفات المساعد الإداري الناجح
هناك بعض الصفات الأساسية إن وجدت في المساعد الإداري ستجعل منه عنصر أساسي في المؤسسة، ويجب عليه العمل باستمرار لتطوير هذه المهارات من خلال الدورات التدريبية للمساعد الإداري ، وسنقدم في ما يلي شرح مفصل عن الصفات الأساسية في شخصية المساعد.
إدارة الوقت
المساعد الإداري الناجح يتميز بقدرته العالية على تحديد الأولويات وإدارة وقته بطريقة فعالة، ويجب أن يمتلك مهارة إعداد الجداول الزمنية وتنسيق المواعيد بطريقة مريحة لتسيير العمل وتجنب حدوث تضارب في هذه المواعيد.
التواصل الفعال
يجب أن يتمتع المساعد بمهارات التواصل والتفاوض شفهياً وكتابياً، وذلك لضمان توصيل المعلومات بشكل مباشر وواضح لتجنب حالات سوء الفهم بين الأطراف المعنية، ويجب أن يكون التواصل لبق مع العملاء والزملاء في العمل فهذا يعزز من العلاقات المهنية والثقة المبادلة.
القدرة على التكيف
من المهم امتلاك القدرة على التكيف مع متغيرات العمل السريعة والمهام المتعددة الجديدة، واتخاذ الإجراءات الوقائية للتحديات والمواقف غير المتوقعة، ذلك من الضروري أن تكون عملية الاستجابة عقلانية وسريعة.
التفكير الاستباقي
يجب أن يكون للمساعد القدرة على التفكير بالمشاكل قبل وقوعها والتنبؤ بها، وذلك لتجنب وقوع الأخطاء من خلال استراتيجيات مبتكرة، واتخاذ القرارات الصحيحة في الأوقات الحرجة، و ذلك من خلال الإهتمام بكافة التفاصيل اليومية لضمان سير العمل بدقة في حال حدوث خطأ مفاجئ، ويجب التحقق من كل شيء مرتين لتجنب حدوث الأخطاء خصوصاً في المهام الحساسة.
مهارة القيادة
رغم أن دوره الأساسي تقديم الدعم، ولكن من الضروري امتلاك صفات قيادية تساهم في توجيه الفرق وتقديم الدعم للإدارة، والتمتع بروح المبادرة والقدرة على تقديم اقتراحات تُحسن العمليات الإدارية، ويجب أن يتمتع بروح التعاون والعمل الجماعي لتحقيق الأهداف المشتركة، وتعزيز بيئة العمل من خلال العمل كفريق واحد.
تعرف على: دورة التميّز في القيادة
الدورات التدريبية للمساعد الإداري
يجب أن يحرص المساعد الناجح على تطوير مهاراته وقدراته من خلال دورات الإدارة الاستراتيجية والتخطيط، وسنقدم في ما يلي بعض الدورات التدريبية المهمة والتي تعزز من قدرات أي مساعد إداري.
نظم مراقبة المستندات و إدارة السجلات
تركز هذه الدورة على تزويد المشاركين بالمعرفة والمهارات اللازمة لحفظ السجلات وكيفية إدارتها بشكل احترافي لتجنب ضياع أحد المستندات المهمة وسهولة الوصول إليها، والهدف من هذه الدورة هو تدريب المشاركين على تطوير سجل أصول المعلومات، وتطبيق أنظمة ومعايير إدارة المعلومات لتحقيق الامتثال القانوني، وتحديد المخاطر المرتبطة بنظام إدارة المعلومات الضعيف.
كتابة الرسائل والتقارير باللغتين العربية والانجليزية
إن مهارة الكتابة الفعالة عنصر أساسي في التواصل المهني، ولهذا السبب تم تصميم هذه الدورة فمن خلالها سيتمكن المشاركين من كتابة التقارير باللغتين وبطريقة احترافية، وفيها مزيج متكامل يجمع بين القسم النظري والقسم العملي، كما أن هذه الدورة توفر فرص للمشاركين لتصميم نماذج خاصة بهم وتجربتها في بيئة محاكية للواقع.
تعزيز الكفاءة من خلال المهارات الإدارية الفعالة
تهدف هذه الدورة إلى زيادة المهارات الإدارية اللازمة لتحقيق التطور في الحياة المهنية، كما أنه يعمل على رفع ثقة المشاركين بأنفسهم، فهو يُبرز أهميتك كعضو فعال في الفريق، والهدف الأساسي هو جعل المشاركين جاهزين لاتخاذ دور استباقي في التعامل مع مسؤوليات العمل، والتعامل مع المكالمات الهاتفية بشكل لائق واحترافي، وتعزيز الذاكرة من خلال تدريبات وأساليب متعددة.
وفي الختام يمكن القول بأن مهنة المساعد الإداري لا يمكن الإستغناء عنها في منظومة العمل، ومن الضروري أن تقوم الشركة بإختيار المساعد الإداري بعناية والتركيز على المهارات الخاصة به والتي تلبي احتياجات الشركة، ويجب على المساعد الإداري تطوير مهاراته بشكل مستمر من خلال الدورات التدريبية للمساعد الإداري.
في مركز الأداء المتوازن للتدريب، نقدم لكم برامج تدريبية متخصصة تهدف إلى رفع كفاءة المساعد الإداري، تعزيز مهاراته، وتمكينه من أداء دوره بفعالية أكبر. استثمروا في تطوير فريقكم اليوم، وانطلقوا نحو مستقبل أكثر تنظيمًا وإنتاجية.
الأسئلة الشائعة
ما الفرق بين مهنة السكرتارية والمساعد الإداري؟
تقتصر مهام السكرتارية على مساعدة المدير في الأعمال الإدارية والمكتبية، وجمع المستندات وتنظيم موعد الإجتماعات، كما أنه يعمل بشكل مباشر تحت إشراف المدير العام ولا يستطيع اتخاذ القرارات بمفرده، أما المساعد الإداري يعمل على تنسيق المشاريع والإشراف على فرق العمل، ويمتلك استقلالية أكبر لاتخاذ القرارات الإدارية والتشغيلية، كما أنه يشارك بصناعة القرارات.
ما الفرق بين المساعد الإداري والمساعد التنفيذي؟
المساعد الإداري هو الشخص الذي يدعم العمليات الإدارية اليومية في المؤسسة، وله تأثير كبير على صناعة القرار، وهو المسؤول الأول عن تنظيم الإجتماعات، ويعمل مع كافة الفرق الموجودة في الشركة، أما المساعد التنفيذي يعمل بشكل مباشر مع كبار المديرين التنفيذيين في الشركة، ويشارك بشكل فعلي في اتخاذ القرارات، كما انه يتمتع بمستوى أعلى من الاستقلالية.
اقرأ أيضاً: التمكين الوظيفي: فلسفة الإدارة الحديثة لتعزيز كفاءة الموظفين
.jpg)
.svg)
