فنون إدارة الاجتماعات الاستراتيجية

المقدمة:

تتباين نتائج تقييمات الأعمال بمختلف أنواعها مثل الشهرية أو الفصلية أو الداخلية أو الخارجية سواءً كانت تغطي أقساماً معينة في المؤسسة أو شاملة للمؤسسة بأكملها، حيث أن بعض تلك التقييمات قد تكون غير مجدية أو ذات أثر ضئيل ومنها ما قد تكون فعّالة وذات نتائج عالية، ولا شك أن إجراء التقييمات الفعّالة يؤدي إلى مناقشات جوهرية حول التوجّهات الاستراتيجية واستكشاف جوانب التطوير والفرص المتاحة واستغلالها في سبيل تحقيق النتائج المرجوة، لذا نقدّم هذه الدورة التدريبية التي تتناول أسس التقييمات الفعّالة التي توفّر مناخاً مثالياً تسوده الشفافية والوضوح مما يمكّن متخذي القرارات في المؤسسة من إجراء مناقشات حول مستوى التقدّم في المبادرات الاستراتيجية وتحديات الأعمال، والاستفادة من الخبرات السابقة في التخطيط وصياغة الأهداف المستقبلية للمؤسسة.

أهداف الدورة:

سيتمكن المشاركون في نهاية الدورة من:

• الاستيعاب العميق لدور تقييمات الأعمال
• تكوين فكرة واضحة حول مكوّنات عملية تقييم الأعمال
• معرفة وتطوير الكفاءات الأساسية في الإعداد لتقييمات الأعمال
• إجراء وإدارة تقييمات ناجحة للأعمال
• تقييم النتائج وقرارات الأعمال، وتحديد الإجراءات ومتابعة تطبيقها بنجاح

منهجية الدورة:

تركز الدورة على فنون إدارة الاجتماعات الاستراتيجية من خلال تطوير مهارات المشاركين في تنظيم وإدارة الاجتماعات التي تساهم في اتخاذ قرارات استراتيجية فعّالة. يتم تدريب المشاركين على كيفية تحديد أهداف الاجتماع بوضوح، تحضير أجندة دقيقة، وضمان مشاركة فعالة من جميع الأطراف المعنية. تشمل الأنشطة ورش عمل تفاعلية على تقنيات التواصل الفعّال، إدارة الوقت خلال الاجتماعات، والتعامل مع التحديات التي قد تنشأ أثناء المناقشات الاستراتيجية. كما يتم التركيز على كيفية اتخاذ القرارات المدروسة وتحويل نتائج الاجتماعات إلى خطط تنفيذية قابلة للتحقيق، مع ضمان متابعة دقيقة للقرارات والإجراءات المتفق عليها لتحقيق الأهداف الاستراتيجية.

محاور الدورة:

مقدمة في تقييمات الأعمال:

• تعريف تقييمات الأعمال
• أهداف تقييمات الأعمال
• فوائد تقييمات الأعمال
• المتطلبات الأساسية لتقييمات الأعمال الناجحة
• الأخطاء التي يجب تجنّبها

تعريف العملية:

• قائمة الحضور
• التوقيت
• الموضوع
• مرحلة التحضير
• الهيكل
• إدارة المهام

التحضير لتقييم الأعمال:

• عوامل النجاح الحرجة
• جدولة وإعداد البيانات
• أجندة الأعمال
• الهيكل
• المدخلات
• تهيئة جميع المشاركين
• العمليات التنظيمية للمكان

إجراء تقييم الأعمال:

• البدء بالتنفيذ
• نصائح ضرورية يجب تذكرها
• الالتزام بمسار الإجراءات المحددة
• تدوين الملاحظات
• ما هي الملاحظات التي يجب تدوينها
• توضيحات
• توزيع المهام
• المعوّقات التي يجب تجاوزها
• السلوكيات التي يجب تجنّبها
• الأخطاء التي يجب عدم الوقوع فيها

الرصد والمتابعة:

• هل انتهينا؟
• رفع مستوى المشاركة
• المحافظة على اهتمام المشاركين
• الاهتمام بمؤشرات الأداء الرئيسة
• الحفاظ على الحماس و النشاط