الإدارة العليا: أفضل الممارسات والتكنولوجيا المتقدمة (10 أيام)

المقدمة

المساعدون الإداريون يمثلون جزءًا قيمًا من العمل، حيث يمكنهم مراقبة وتنسيق العمليات اليومية للشركة. 

ومع تطور تكنولوجيا الاتصالات، تغيرت طبيعة عملهم لتتطلب مجموعة متنوعة من المهارات. 

تتناول هذه الدورة المهارات السلوكية، وخاصة تلك المرتبطة بالتكنولوجيا، لضمان إنجاز المهام بفعالية ونجاح.

أهداف الدورة

في نهاية هذا البرنامج، سيكون المشاركون قادرين على:

• تحديد وتطبيق الأدوار الجديدة للمساعدين الإداريين التنفيذيين لمواجهة التحديات الحديثة.
• استخدام التكنولوجيا بفعالية لتنفيذ معظم المهام والحفاظ على التواصل مع المكتب والمدير.
• تنظيم سير العمل بشكل فعال من خلال حفظ الملفات والتوثيق والتصنيف والفهرسة، واسترجاع وثائق الشركات والسجلات والتقارير.
• وضع معايير الجودة لتحقيق بيئة عمل تحفيزية ومنتجة.
• تطبيق اللغة الإنجليزية بشكل صحيح، مع التركيز على الاستخدام السليم لقواعد الكتابة.
• تحديد وتحسين الكفاءات اللازمة لزيادة قيمة الخدمات المضافة.

منهجية الدورة

تركز على تزويد القادة التنفيذيين بالمعرفة اللازمة لتبني أفضل الممارسات في الإدارة واستخدام التكنولوجيا المتقدمة لتحسين الأداء التنظيمي. 

تبدأ الدورة بتغطية شاملة لأحدث الاتجاهات وأفضل الممارسات في الإدارة العليا، مع التركيز على كيفية تطبيق هذه الممارسات في بيئات العمل المتغيرة. 

تتضمن المنهجية استخدام دراسات حالة حقيقية وتدريبات عملية لتطبيق التكنولوجيا المتقدمة في إدارة العمليات واتخاذ القرارات. 

كما تشمل ورش عمل تفاعلية تمكن المشاركين من تجربة أدوات وتطبيقات تكنولوجية متقدمة بهدف تحسين كفاءة الإدارة العليا. 

في نهاية الدورة، يُطلب من المشاركين إعداد خطة تنفيذية تتضمن دمج أفضل الممارسات مع التكنولوجيا المتقدمة لتحقيق أهداف مؤسساتهم بشكل أكثر فعالية.

محاور الدورة

الوحدة الأولى، أدوار جديدة لأول مرة:

• المؤسسة المتغيرة
• دور الإدارة في مكان العمل
• المهام الرئيسية لمديري المكتب
• أدوار جديدة لأول مرة
• التواصل الأمثل والتأثير
• تعزيز السلوك المهني
• نتائج النشاطات المختلفة
• استخدام التكنولوجيا لإنجاز المهام

الوحدة الثانية، إتقان إدارة البيانات والفهرسة والأرشفة:

• أنظمة تخزين الملفات المتقنة
• خمسة أسرار لتنظيم الملفات بشكل أفضل
• الأرشفة الالكترونية

الوحدة الثالثة، إدارة السجلات:

• السجلات ودورة المعلومات
• المشاكل المشتركة في إدارة السجلات
• قواعد فهرسة الأسماء الشخصية والتجارية
• قائمة الرجوع إلى الأسماء الشخصية

الوحدة الرابعة، إنشاء بيئة تحفيزية ومنتجة:

• التصميم والإنتاجية
• تصميم فنغ شوي Feng Shui: فن العمل (النصائح والخطوات الأساسية)
• التعامل مع التنوع وإدارته
• التواصل عبر الثقافات
• ست خطوات لإدارة الوقت بشكل رائع
• التعامل مع المدير الصعب
• علبة الصفر: إدارة رسائل البريد الإلكتروني بشكل فعال

الوحدة الخامسة، مهارات الاتصال المتقدمة للإداريين:

• التواصل في العمل
• تعريف التواصل
• أنواع التواصل
• نصائح للتواصل الذكي

الوحدة السادسة، إنشاء عروض تقديمية قصيرة قوية:

• نصائح لتقديم العروض القوية
• الخصائص الرئيسية للمتحدثين
• الخطوات الأربعة للتواصل
• تحليل الجمهور
• البنية التشريحية للعروض الجيدة

الوحدة السابعة، مهارات كتابة الأعمال:

• إدارة توقعات القارئ
• استخدام لغة إيجابية ومهذبة
• إعداد جداول أعمال وكتابة محاضر الاجتماعات

الوحدة الثامنة، صندوق أدوات نجاح التنفيذي:

• أساسيات آداب المكتب الحديثة
• آداب استخدام الهاتف
• آداب التواصل عبر البريد الالكتروني

الوحدة التاسعة، التخطيط والتنفيذ للمناسبات:

• التحضير للاجتماعات والمؤتمرات
• عوامل تخطيط المناسبات الكبيرة
• صندوق أدوات المناسبات

الوحدة العاشرة، مهارات القيادة والفريق:

• مراحل تشكيل الفريق
• القيادة الظرفية