الأعمال المكتبية والإدارية و اكتساب مهارات المدير الاستثنائي

المقدمة

ما الفرق بين المسؤول المتميز والموظفين الآخرين؟ يقدم هذا البرنامج التدريبي تقنيات عملية أساسية ومتعمقة تساعدك على تحقيق أداء متميز في مكان العمل. 

ستتعلم أفضل الممارسات من مختلف التخصصات، مثل كيفية الكتابة باحترافية وكيف تصبح محاوراً ناجحاً. 

تركز هذه الدورة أيضاً على أهمية تقديم خدمة ممتازة للعملاء الداخليين والخارجيين. 

بالإضافة إلى ذلك، ستتاح لك الفرصة لمناقشة تأثير الضغوطات في مكان العمل وكيفية تحويلها إلى ميزة. 

ستتعلم أيضاً كيفية إتقان الاستخدام الفعّال للوقت، مما سيعزز الإنتاجية ويخفض مستوى ضغط العمل. 

كما ستتعلم كيفية تنظيم وإدارة الاجتماعات بفعالية وتحسين قدرتك على استخدام الهاتف بشكل محترف.

أهداف الدورة

في نهاية هذا البرنامج، سيكون المشاركون قادرين على:

• تحديد وفهم دور الإداري ومدير المكتب.
• تنفيذ استراتيجيات التواصل اللفظي والكتابي التي تضمن تنفيذ المسؤوليات بفعالية.
• تبني سلوك خدمة يركز على إرضاء العملاء الداخليين والخارجيين.
• تحديد الأسباب الرئيسية لضغط العمل وتطبيق التقنيات اللازمة للتحكم فيه.
• تطبيق تقنيات إدارة الوقت لتحسين الإنتاجية في المكتب.
• تنظيم الاجتماعات بفعالية.
• التعامل مع المكالمات الهاتفية بشكل مهني صحيح.
• التعامل مع الاتصالات الهاتفية باحترافية.

منهجية الدورة

ترتكز على تزويد المشاركين بالمعرفة والمهارات اللازمة لتطوير أدائهم الإداري والتميز في الأعمال المكتبية. 

تبدأ الدورة بتقديم المفاهيم الأساسية للإدارة المكتبية وأدوار المدير الفعّال، مع التركيز على كيفية تنظيم العمل وإدارة الوقت بكفاءة. 

تتضمن المنهجية تدريبات عملية تهدف إلى تعزيز مهارات القيادة والتواصل، بالإضافة إلى تقنيات تحسين الإنتاجية واتخاذ القرارات الصائبة. 

كما تشمل ورش عمل تفاعلية تتيح للمشاركين تطبيق ما تعلموه من خلال تمارين عملية ودراسات حالة. 

في نهاية الدورة، يكون المشاركون قادرين على تصميم وتنفيذ استراتيجيات إدارية تساهم في تحقيق أهداف مؤسساتهم بكفاءة وفعالية.

محاور الدورة

الوحدة الأولى، دور الإداري ومدير المكتب، مهارات التواصل الكتابي واللفظي الفعال:

• الإدراك مقابل الحقيقة
• عوامل نجاح الإداري: الاختلاف عن الآخرين بشكل واضح وكبير
• الكفاءات اللازمة لتحقيق النجاح
• ما الذي يجب فعله لتحقيق التميز في العمل
• تحديد دور مدير المكتب
• تحسين المصداقية وكسب التقدير
• أهمية الموقف الإيجابي
• الحزم
• إقناع المدير وزملائك والمرؤوسين والعملاء بأفكارك
• إعداد عرض تقديمي احترافي
• عناصر المراسلات المهنية المتقنة
• الأسلوب والتنسيق
• تحديد الهدف للقارئ
• توقعات القارئ

الوحدة الثانية، تقديم الخدمات للعملاء الداخليين والخارجيين:

• فهم الاحتياجات الخاصة بالعملاء الداخليين والخارجيين
• إزالة عوائق تقديم الخدمة
• تقديم خدمات ممتازة
• تحليل عقلية الصومعة
• معالجة الشكاوى

الوحدة الثالثة، أساليب إدارة ومواجهة ضغوط العمل وإدارة الوقت:

• الأسباب والأعراض
• تحديد مسببات ضغط العمل
• كيف يؤثر ضغط العمل على الأداء
• وضع خطة إدارة شاملة لضغوطات العمل
• تحديد أسباب إضاعة الوقت والتخلص منها
• وضع الأهداف والأولويات
• استخدام المقاييس للتحكم في كفاءتك وتحسينها
• التخطيط وإدارة الوقت
• إعداد سجلات العمل الزمنية والاستفادة منها

الوحدة الرابعة، تنظيم الاجتماعات:

• عناصر الاجتماع الفعال
• تحضير جدول الأعمال
• مسببات ضياع الوقت الشائعة
• تسجيل محضر الاجتماع
• مسؤوليات القادة والمشاركين في الاجتماع

الوحدة الخامسة، استخدام الهاتف بشكل مناسب:

• السلوك المهني عند استخدام الهاتف
• قواعد الاتصال الجيد
• خطوات التعامل المحترف عند الرد على مكالمة هاتفية
• التعامل مع الشخصيات الصعبة من المتصلين
• تحديد مشاكل المكالمات الهاتفية الشائعة وإيجاد الحلول