الأساليب المتقدمة في الأرشفة الرقمية وإدارة المستندات إلكترونياً

المقدمة:

في عالم مليء بالمعرفة والمعلومات ، فضلاً عن التحديات التي تواجه عالم تكنولوجيا المعلومات في تنظيم وتصنيف وتوثيق المعلومات في الاوعية المختلفة وتحسين آليات الوصول السريع إليها، وفي عالم تتخذ فيه التكنولوجيا الحديثة خطوات مذهلة وسريعة لمساعدة الأفراد والمؤسسات على إدارة المعلومات، فلم تعد المعلومات الآن مجرد نوع من الترف تتباهى بها المجتمعات أو المنظمات وإنما أصبحت ركيزة أساسية في تطور المجتمع وتحقيق الرفاهية المنشودة، ولقد دخلت تكنولوجيا المعلومات والاتصالات جميع الميادين العلمية الاجتماعية والإنسانية، عصرنا الحالي والمستقبلي هو عصر المعلومات الإلكترونية في خدمة المجتمع، ويقوم هذا المجتمع بشكل أساسي على تعظيم معنى الأفكار والعقل البشري من خلال أجهزة الكمبيوتر والشبكات ووسائل الاتصال الحديثة والذكاء الاصطناعي وأنظمة الخبرة.

أهداف الدورة:

في نهاية هذا البرنامج، سيكون المشاركون قادرين على:

• فهم وتطبيق المبادئ المتقدمة للوثائق الإلكترونية وإدارة السجلات والمحتوى الرقمي.
• فهم ومعرفة تقنيات جديدة في إدارة الوثائق وإدارة المحتوى الرقمي.
• تسهيل الانتقال إلى إدارة بلا أوراق والحفاظ على البيئة الخضراء داخل المؤسسة.
• إدراك وفهم أعمق لدراسات المعلومات ذات العلاقة بالوثائق والحكومات والإدارات الذكية وسعادة المتعاملين معها.
• التمكن من عملیات التوثیق والأرشفة وحفظ الملفات الكترونیاً.
• التمكن من إعداد تقاریر العمل والتقنیات الكتابیة.
• الاطلاع على الأرشفة الالكترونیة وأهمیتها.
• الاطلاع على الطرق والأسالیب الحدیثة في حفظ الوثائق والملفات الكترونیا.
• الاطلاع على المواصفة الدولیة المتعلقة في حفظ الوثائق و الملفات والمخطوطات

منهجية الدورة:

تركز الدورة على تقديم الأساليب المتقدمة في الأرشفة الرقمية وإدارة المستندات إلكترونيًا من خلال تقنيات حديثة وأدوات متخصصة. يتم تدريب المشاركين على كيفية تصنيف وتنظيم المستندات إلكترونيًا، وتطبيق أنظمة الأرشفة الذكية لتسهيل الوصول إليها وحمايتها. تشمل الأنشطة ورش عمل عملية على استخدام برامج الأرشفة الإلكترونية، تقنيات البحث المتقدم، وأدوات الأمان والحفاظ على سرية البيانات. كما يتم تطبيق دراسات حالة لتوضيح كيفية تحسين الكفاءة وتقليل التكاليف باستخدام هذه الأنظمة في بيئات العمل المختلفة.

محاور الدورة:

الوحدة الأولى، استخدام قواعد البيانات في تصميم نظام الأرشفة الالكتروني:

• الفرق بين استخدام التطبيقات الجاهزة وتطويع التطبيقات المتاحة في نظام الأرشفة الالكترونية
• تعريف قواعد البيانات.
• مزايا استعمال الكمبيوتر في إنشاء قاعدة بيانات {تحويل قاعدة بيانات ورقية إلى كمبيوتر}
• تركيب قاعدة البيانات {الحقل – السجل – الجدول}
• التعامل مع برامج قواعد البيانات والتعرف على خصائص الحقول المستخدمة

الوحدة الثانية، تدريب عمل على إنشاء أرشيف الكتروني باستخدام برنامج قواعد البيانات:

• إنشاء أرشيف الكتروني باستخدام برامج قواعد البيانات وربط صورة الوثيقة بقاعدة البيانات
• استخدام البرمجيات في التغلب على مشكلة تضخم حجم الوثيقة الالكترونية في أوعية الحفظ

الوحدة الثالثة، استخدام تطبيقات الانترنت في عملية تبادل الوثائق والملفات:

• التعرف على أنواع الشبكات الداخلية في المؤسسات الكبرى لتبادل الوثائق والملفات
• متطلبات وجود نظام البريد الالكتروني
• شكل وتكوين رسالة البريد الالكتروني
• مميزات وعيوب البريد الالكتروني
• رسائل البريد الالكترونية الرسمية
• العوامل التي تحدد استخدام البريد الالكتروني
• إدارة رسائل البريد الالكتروني
• تنظيم صندوق البريد الالكتروني للموظف
• نظام حفظ وترتيب الرسائل (Filing system)
• استبقاء واستبعاد الرسائل الالكترونية
• ارشفة رسائل البريد الالكتروني

الوحدة الرابعة، مشكلات إدارة الأرشيف في العصر الالكتروني وأمن نظم المعلومات:

• إدارة الأرشيف في العصر الالكتروني
• حماية وتأمين الوثائق المخزنة في أوعية الحفظ داخل الأرشيف الالكتروني
• استخدام البرمجيات المتاحة لتعديل الوثيقة النصية إلى صورة الكترونية لا يمكن التلاعب به

الوحدة الخامسة، المسح والقضايا القانونية:

• متطلبات الأرشفة والاحتفاظ بها
• التوقيعات الرقمية
• إنشاء سجل تدقيق إدارة السجلات
• طبيعة العمل مخطط التصنيف والتصنيف