استراتيجيات التنظيم الإداري وإدارة الأزمات

المقدمة:

تعتبر القيادة والإدارة الفعّالة للمؤسسات من أهم العوامل التي تحدد نجاحها واستمراريتها في التحديات اليومية والظروف الاستثنائية. تهدف هذه الدورة إلى تزويد المشاركين بالمهارات والأدوات الضرورية لتطوير استراتيجيات تخطيطية وتنظيمية فعّالة، بالإضافة إلى تعزيز مهاراتهم في التوجيه والإشراف وإدارة الأزمات. ستتناول الدورة مفاهيم وأسس التخطيط والتنظيم الإداري، وأهميتهما في تحقيق أهداف المؤسسة، بالإضافة إلى استراتيجيات التوجيه والقيادة الفعّالة. وسيتم تسليط الضوء على أدوات إدارة الأزمات وكيفية التعامل مع المواقف الطارئة بفعالية وفاعلية لضمان استمرارية العمل وتحقيق النجاح المستدام.

أهداف الدورة:

سيتمكن المشاركون في نهاية الدورة من:

• فهم مفاهيم التخطيط والتنظيم الإداري وأسسها، وتطبيقها بشكل فعّال في بيئة العمل.
• تطوير مهارات التوجيه والإشراف لتحقيق الأداء الأمثل للفرق والموظفين.
• تعزيز القدرة على اتخاذ القرارات الاستراتيجية وتنفيذها بفعالية لتحقيق أهداف المؤسسة.
• اكتساب القدرة على التعامل مع المواقف الطارئة وإدارة الأزمات بشكل فعّال وفاعل.
• تعزيز الفهم لأدوات وتقنيات إدارة الأزمات واستخدامها بشكل ملائم للحفاظ على استمرارية العمل.
• تطوير القدرة على تطبيق استراتيجيات التوجيه القيادي وتحفيز الفرق لتحقيق الأهداف المحددة.
• تعزيز التفاعل والتعاون بين أفراد الفريق من خلال فهم أهمية التخطيط والتنظيم الإداري في تحقيق النجاح المشترك.
• تحفيز التفكير الإبداعي وتطوير الحلول المبتكرة لتحسين أداء المؤسسة ومواجهة التحديات المستقبلية.

منهجية الدورة:

تركز الدورة على استراتيجيات التنظيم الإداري وإدارة الأزمات من خلال تطوير مهارات القيادة والإدارة في مواجهة التحديات والظروف الطارئة. يتم تدريب المشاركين على كيفية بناء هيكل تنظيمي مرن وفعال يمكنه التكيف مع التغيرات السريعة، ووضع استراتيجيات واضحة لإدارة الأزمات. تشمل الأنشطة ورش عمل تطبيقية على تحليل المخاطر، وضع خطط الطوارئ، وإدارة الفرق خلال الأزمات باستخدام أساليب مثل القيادة التحويلية والإدارة بالاستجابة السريعة. كما يتم التركيز على تحسين التواصل الداخلي والخارجي خلال الأزمات، وتعزيز ثقافة الاستعداد من خلال تطوير السياسات والإجراءات التي تضمن استمرارية الأعمال وحمايتها من المخاطر.

محاور الدورة:

الوحدة الأولى، مفاهيم التخطيط الإداري:

• تعريف التخطيط الإداري وأهميته.
• أسس ومبادئ التخطيط الإداري.
• عناصر التخطيط وتطبيقاتها العملية.
• تحديد الأهداف ووضع الخطط الاستراتيجية.
• التنظيم الإداري للمحفوظات (المركزية واللامركزية).
• التنظيم الفني للمحفوظات (التصنيف والترقيم).
• طرق إنشاء الفهارس (أسماء وموضوعات).
• تصميم سجلات الأرشيف ومستنداته.
• النظم الحديثة في الحفظ والتداول.

الوحدة الثانية، استراتيجيات التنظيم الإداري:

• مفهوم التنظيم الإداري وأهدافه.
• أنواع التنظيم ومراحل تطويره.
• تحليل هيكل المنظمة وتوزيع السلطات والمسؤوليات.
• تطبيق نماذج التنظيم الفعّال.
• فرز وترحيل وإتلاف الأوراق.
• كيفية الانتقال من الحفظ الورقي للحفظ الإلكتروني.
• أمراض المكاتب الناتجة عن الأعمال الورقية.
• التقنيات الحديثة في حفظ واسترجاع المعلومات.
• تعريف بالجودة في الحفظ والمواصفات العالمية ISO 9000.

الوحدة الثالثة، التوجيه والإشراف:

• دور القيادة في التوجيه والتحفيز.
• مهارات الإشراف وأساليبها.
• الاتصال الفعّال وأهميته في التوجيه والإشراف.
• تطبيق تقنيات إدارة الأداء وتقييم الأداء.
• نظم المعلومات والأرشفة الإلكترونية.
• دور القيادة في تنظيم وإدارة المحفوظات الإلكترونية.
• تطبيق المعايير الدولية للجودة في إدارة المحفوظات.
• تقييم وتحسين أداء أنظمة الحفظ الإلكترونية.
• تطوير استراتيجيات للتعامل مع التحديات المتعلقة بالحفظ الإلكتروني.

الوحدة الرابعة، إدارة الأزمات والطوارئ:

• مفهوم الأزمة وأنواعها.
• مراحل إدارة الأزمات وخطوات التخطيط لها.
• تطبيق استراتيجيات للتعامل مع الأزمات والحفاظ على استمرارية العمل.
• تطوير خطط الطوارئ والتعامل مع سيناريوهات الطوارئ.

الوحدة الخامسة، تطبيقات عملية ودراسات حالة:

• تحليل ومناقشة دراسات حالة واقعية.
• ممارسات وتقنيات ناجحة في مجالات التخطيط والتنظيم الإداري وإدارة الأزمات.
• تطبيق الأسس والمفاهيم المدرسة على سيناريوهات واقعية.
• استخدام العمل الجماعي لحل المشكلات واتخاذ القرارات.