تطوير أساليب العمل وتحسين الإجراءات في تعزيز الكفاءة والابتكار

المقدمة

في ظل التطور الهائل والسريع الذي يشهده العالم في مجال الإدارة، لم يعد مقبولًا أن توصف أي مؤسسة أو وحدة إدارية بالجمود الإداري أو البيروقراطية الشديدة، خاصة إذا كانت تلك الوحدة تسعى إلى التطوير والتحسين المستمر وزيادة رضا المتعاملين معها، فضلاً عن تعزيز تأثيرها الإيجابي في المجتمع. 

ولهذا، ركز العلماء والممارسون في علم الإدارة على تقديم أدوات ونماذج تساعد في تحليل أساليب العمل والإجراءات، بهدف اكتشاف مواطن الضعف ونقاط القوة، وكذلك تقديم أساليب ونماذج لتطوير هذه الأساليب الحالية. 

يهدف ذلك إلى توفير سلسلة بسيطة وفعّالة من الإجراءات التي تضمن تحقيق أهداف المؤسسة بأعلى قدر من الفاعلية والكفاءة دون هدر للموارد أو الجهد.

أهداف الدورة

في نهاية هذا البرنامج، سيكون المشاركون قادرين على:

• اكتساب مهارة التحليل والتقييم لوضع العمل وأساليب وإجراءات العمل الحالية.
• اكتشاف مواطن الضعف في أساليب وإجراءات العمل الحالية التي تحتاج إلى تطوير أو تبسيط.
• تطبيق كافة المراحل اللازمة لتطوير وسائل وإجراءات العمل للوصول إلى الوضع الأفضل الذي يحقق الأهداف التنظيمية بكفاءة وفاعلية.
• استخدام النماذج والأدوات والأساليب العلمية والعملية الحديثة اللازمة لتطوير وتبسيط إجراءات العمل.
• إعداد دليل إجراءات العمل لضمان سير العمل في الوحدة بكفاءة وفاعلية

منهجية الدورة

تركز على تزويد المشاركين بالمهارات والأدوات اللازمة لتحليل وتطوير أساليب العمل داخل المؤسسات بهدف تحسين الكفاءة وتعزيز الابتكار. 

تبدأ الدورة بتقديم إطار نظري حول كيفية تقييم وتحليل الإجراءات الحالية وتحديد مجالات التحسين. 

يتم تدريب المشاركين على استخدام تقنيات متقدمة لتبسيط العمليات وتقليل الهدر، مع الحفاظ على جودة الأداء. 

تتضمن المنهجية ورش عمل تفاعلية ودراسات حالة تتيح للمشاركين تطبيق ما تعلموه في سياقات عمل حقيقية، مما يساعدهم على تنفيذ تحسينات فعالة ومستدامة في بيئات عملهم. 

في نهاية الدورة، يكون المشاركون قد اكتسبوا القدرة على قيادة جهود التحسين المستمر والإبداع في مؤسساتهم، مما يساهم في رفع مستوى الأداء العام.

محاور الدورة

الوحدة الأولى، أساسيات ومفاهيم تطوير أساليب العمل وتحسين الإجراءات:

• وظائف المدير وأهمية إجراءات العمل لإنجاح تلك الوظائف
• مفهوم إجراءات العمل والخصائص الأساسية للإجراءات الفعالة
• التوازن بين فاعلية وكفاءة الإجراءات والأساليب
• أعراض ومظاهر تعقد الإجراءات وعواقبها (الاقتصادية والانسانية والفنية)
• المفاهيم الأساسية في تبسيط إجراءات العمل
• المداخل المختلفة لتطوير أساليب العمل وتحسين وتبسيط الإجراءات

الوحدة الثانية، أدوات تحليل الوضع الحالي لتطوير وتحسين وتبسيط أساليب وإجراءات العمل:

• الخطوات العملية والعلمية لتبسيط إجراءات العمل
• أدوات تحليل الوضع الحالي واكتشاف مواطن الضعف
• تحليل وتسجيل ومعاينة إجراءات العمل الحالية (AS IS Models)
• أسلوب تتبع الإجراءات Flow Diagram
• أسلوب تدفق النشاط Flow Chart
• خريطة سير الإجراءات الوظيفية Cross-Functional Flowchart

الوحدة الثالثة، الأساليب الحديثة في تصميم الإجراءات وتطوير أساليب العمل:

• استخدام مخططات السبب والنتيجة لحل مشكلات العمل وتطوير الاجراءات
• استخدام أسلوب ESSA لتطوير نظم العمل والتحول الى الادارة الالكترونية
• استخدام مصفوفة الأهمية والأداء P&I Matrix
• مبادئ LEAN لتطوير أساليب العمل وتحسين تبسيط الإجراءات
• استخدام أسلوب 5 S لتحسين وتبسيط اجراءات العمل
• نموذج SIPOC (الموردين، المدخلات، العملية، المخرجات، العملاء)

الوحدة الرابعة، إدارة عملية تغيير وتطوير الأساليب والإجراءات:

• تطوير إجراءات العمل من منظور إدارة التغيير
• استخدام منهجية ADKAR في تغيير وتطوير إجراءات العمل
• استخدام مبادئ التحسين المستمر KAIZEN في تطوير وتبسيط إجراءات العمل
• الأخطاء الأكثر شيوعا في عملية تطوير وتحسين أساليب وإجراءات العمل
• أسلوب اعادة هندسة العمليات Reengineering لعلاج المشاكل الكبيرة بالعمل
• أنماط العاملين في الاستجابة لمبادرات تغيير وتطوير الإجراءات والأساليب

الوحدة الخامسة، تقييم عملية التطوير لأساليب وإجراءات العمل وضمان التحسين المستمر:

• الأسئلة الأساسية قبل وأثناء وبعد عملية تطوير أساليب العمل
• وضع مؤشرات الأداء الرئيسية لتقييم عملية تطوير أساليب العمل
• استخدام أسلوب المقارنة المرجعية Benchmarking لتقييم عملية التطوير
• دليل إجراءات العمل (المفهوم والأهمية)
• أسس إعداد وكتابة دليل إجراءات العمل
• خطة عمل شخصية بعد العودة للعمل