تبسيط العمليات وإجراءات العمل لتحسين الكفاءة والإنتاجية

المقدمة

"العودة إلى الأساسيات" هو الموضوع الرئيسي لهذه الدورة التفاعلية المصممة لمساعدة المشاركين على تبسيط العمليات والإجراءات المؤسسية. 

تقدم هذه الدورة للمشاركين أفضل الممارسات العالمية وتساعدهم على فهم أسباب التعقيد وتحديد مجالات التحسين من خلال التركيز على القضاء على مصادر الهدر وتبسيط الإجراءات وتوحيدها وأتمتة الفرص. 

كما سيتعلم المشاركون أدوات تخطيط العمليات والإجراءات، وتحديد المشاكل وتحسين الفرص. 

بالإضافة إلى ذلك، توفر الدورة أدوات تدريب عملي متنوعة تمنح المشاركين فرصة لتطبيق هذه المعرفة في مؤسستهم وتحقيق نتائج فورية.

أهداف الدورة

في نهاية هذا البرنامج، سيكون المشاركون قادرين على:

• فهم مبادئ التصميم المؤسسي وكيفية تأثير هذه المبادئ على مستوى التعقيد.
• تحديد الآثار المترتبة على السياسات والإجراءات المعقدة في المؤسسات.
• استخدام تقنيات مثل مخططات تدفق العمليات ومخططات العمل.
• مقارنة الأدوات المختلفة لتبسيط العمليات ووضع المخططات.
• تحليل وتوزيع مهام العمل بفعالية بين موظفي وحدات المؤسسة.
• إدراك أهمية تصميم المكتب والعمليات في تحسين كفاءة المؤسسة.

منهجية الدورة

تركز على تزويد المشاركين بالمعرفة والأدوات اللازمة لتحليل وتبسيط العمليات والإجراءات داخل المؤسسات. 

تبدأ الدورة بشرح الأساسيات والنظريات المتعلقة بتحسين الكفاءة والإنتاجية من خلال تبسيط العمليات. 

سيتمكن المشاركون من فهم كيفية تحديد العمليات المعقدة أو الزائدة عن الحاجة التي تعيق الأداء الفعّال. 

تشمل الدورة تقديم استراتيجيات وتقنيات عملية مثل منهجيات Lean وSix Sigma، التي تهدف إلى إزالة الهدر وتقليل الوقت المستغرق في الإجراءات. 

كما يتم تزويد المشاركين بأدوات تحليلية لتقييم العمليات الحالية وتحديد الفرص الممكنة للتحسين.

محاور الدورة

الوحدة الأولى، دور العملية الإدارية والتصميم المؤسسي:

• العلاقة بين التخطيط والتحكم
• التأثيرات التي تؤثر على التنظيم وصياغة الاجراءات
• ما هو التخطيط؟
• التخطيط والأداء
• أنواع الخطط
• التنظيم
• التوجيه
• التحكم / المراقبة
• أنواع التحكم
• مبادئ التصميم المؤسسي
• خطوات إعداد المخطط الهيكلي التنظيمي
• أخطاء تصميم الهيكل التنظيمي

الوحدة الثانية، السياسات والإجراءات:

• التعريفات والمفاهيم
• الأهداف المرجوة من الإجراءات
• الاعراض التي تشير إلى وجود إجراءات معقدة
• تعريف تبسيط الإجراءات
• أهداف تبسيط العمل
• أسلوب تطوير الإجراءات الفعالة
• تعريف الإنتاجية
• اسباب الانتاجية الضعيفة
• كيفية تحسين الإنتاجية

الوحدة الثالثة، منهجيات وأدوات تحليل وتبسيط وتحسين الإجراءات والعمليات:

• منهجية تبسيط وتحسين الإجراءات
• خطوات اختيار الإجراءات
• تحليل البيانات وتقييمها
• طرح الاقتراحات بهدف التحسين
• التطبيق
• المتابعة والتقييم
• أنواع مخططات الإجراءات والعمليات
• فوائد خرائط العمليات
• الخرائط المبسطة التفصيلية لسير العمل
• التفكير الرشيق
• مصادر الهدر الثمانية
• ادوات التفكير الرشيق
• منهج S5 لتحسين التنظيم المؤسسي
• مخططات الرسم البياني للوظائف
• مخططات تدفق القيمة
• تحليل الموردين – المدخلات – العملية – المخرجات – العملاء (SIPOC)
• تدقيق العملية (رسم السلحفاة البياني)
• نموذج (Shell ESSA) للتبسيط
• مخطط الرسم البياني لإجراءات العمليات
• الرسم البياني للعمليات متعدد الأعمدة
• عوامل إنجاح تبسيط الإجراءات
• الابتكار وindustry 4.0 والآثار على العمليات

الوحدة الرابعة، مفهوم مخطط توزيع العمل وأهميته:

• إعداد وتحليل مخطط توزيع العمل
• إعادة توزيع عبء العمل والمهام

الوحدة الخامسة، تبسيط التصميم ومخطط مواقع العمل:

• مخطط "السباغيتي" لتحليل مسافات/تصميم أقسام العمل
• تحليل مخطط المكتب أو القسم
• إعادة تصميم المكاتب باستخدام مخططات المكاتب