إدارة الوثائق والمحفوظات والأرشفة الرقمية بأحدث النظم والحلول التطبيقية

المقدمة

في عالم مليء بالمعارف والمعلومات، تزداد التحديات المتعلقة بتنظيم وتصنيف وتوثيق هذه المعلومات في أوعيتها المختلفة، وكذلك تسهيل الوصول إليها في الوقت المناسب. 

مع التقدم السريع في التقنيات الحديثة التي تدعم الأفراد والمؤسسات في إدارة المعلومات، لم تعد المعلومات مجرد رفاهية تتباهى بها المجتمعات أو المنظمات، بل أصبحت ركيزة أساسية في تطور المجتمع وتحقيق الرفاهية المنشودة. 

لقد دخلت تكنولوجيا المعلومات والاتصالات جميع مجالات الحياة، من العلمية إلى الاجتماعية والإنسانية، مما يجعل عصرنا الحالي والمستقبلي عصر المعلومات الإلكترونية في خدمة المجتمع. 

يعتمد هذا المجتمع بشكل أساسي على تعزيز الفكر والعقل الإنساني باستخدام الحاسبات الآلية، شبكات الاتصال الحديثة، الذكاء الاصطناعي، ونظم الخبرة.

أهداف الدورة

في نهاية هذا البرنامج، سيكون المشاركون قادرين على:

• اكتساب المهارات الحديثة في إدارة الوثائق والمحفوظات والأرشفة.
• إعداد المراسلات العامة والخاصة بكفاءة.
• القيام بعمليات التوثيق والأرشفة وحفظ الملفات بطريقة فعّالة.
• إعداد تقارير العمل والتقنيات الكتابية بطريقة مهنية.
• تطبيق تقنيات الأرشفة الرقمية للملفات.
• فهم الطرق والأساليب الحديثة في حفظ الوثائق والملفات الرقمية.
• فهم المواصفات الدولية المتعلقة بحفظ الوثائق والملفات والمخطوطات.

منهجية الدورة

تركز هذه الدورة على تزويد المشاركين بالمعرفة والمهارات اللازمة لإدارة الوثائق والمحفوظات والأرشفة الرقمية باستخدام أحدث النظم والحلول التطبيقية. 

تعتمد المنهجية على استكشاف التقنيات الحديثة والمنصات الرقمية التي تسهل عملية الأرشفة وإدارة الوثائق بشكل منظم وفعال. 

تهدف الدورة إلى تعزيز قدرات المشاركين في تنظيم وتصنيف الوثائق، وضمان الوصول السريع إليها، مع الحفاظ على أمن وسرية المعلومات. 

كما تركز على تطبيق أفضل الممارسات في الأرشفة الرقمية لضمان الحفاظ على الوثائق المهمة على المدى الطويل، وتسهيل عملية استرجاعها عند الحاجة. 

وتشمل الدورة أيضاً كيفية التعامل مع التحديات التي قد تواجه المؤسسات في عملية التحول الرقمي للأرشفة، وتطوير استراتيجيات لضمان تكامل هذه الأنظمة مع الأنظمة الإدارية الأخرى لتحقيق كفاءة عالية.

محاور الدورة

الوحدة الاولى، استخدام قواعد البيانات في تصميم نظام الأرشفة الالكتروني:

• الفرق بين استخدام التطبيقات الجاهزة وتطويع التطبيقات المتاحة في نظام الأرشفة الالكترونية
• تعريف قواعد البيانات
• مزايا استعمال الكمبيوتر في إنشاء قاعدة بيانات (تحويل قاعدة بيانات ورقية إلى كمبيوتر)
• تركيب قاعدة البيانات (الحقل، السجل، الجدول)
• التعامل مع برامج قواعد البيانات والتعرف على خصائص الحقول المستخدمة

الوحدة الثانية، إنشاء أرشيف الكتروني باستخدام برنامج قواعد البيانات:

• إنشاء أرشيف الكتروني باستخدام برامج قواعد البيانات وربط صورة الوثيقة بقاعدة البيانات
• استخدام البرمجيات في التغلب على مشكلة تضخم حجم الوثيقة الالكترونية في أوعية الحفظ

الوحدة الثالثة، استخدام تطبيقات الانترنت في عملية تبادل الوثائق والملفات:

• التعرف على أنواع الشبكات الداخلية في المؤسسات الكبرى لتبادل الوثائق والملفات
• متطلبات وجود نظام البريد الالكتروني
• شكل وتكوين رسالة البريد الالكتروني
• مميزات وعيوب البريد الالكتروني
• رسائل البريد الالكترونية الرسمية
• العوامل التي تحدد استخدام البريد الالكتروني
• إدارة رسائل البريد الالكتروني
• تنظيم صندوق البريد الالكتروني للموظف
• نظام حفظ وترتيب الرسائل Filing system
• استبقاء واستبعاد الرسائل الالكترونية
• ارشفة رسائل البريد الالكتروني

الوحدة الرابعة، مشكلات إدارة الأرشيف في العصر الالكتروني وأمن نظم المعلومات:

• إدارة الأرشيف في العصر الالكتروني
• حماية وتأمين الوثائق المخزنة في أوعية الحفظ داخل الأرشيف الالكتروني
• استخدام البرمجيات المتاحة لتعديل الوثيقة النصية إلى صورة الالكترونية لا يمكن التلاعب به